Wyciąg z rejestru czynności przetwarzania administratora danych
Jakie informacje są prezentowane na tej stronie
Na tej stronie prezentowany jest wyciąg z rejestru czynności przetwarzania danych osobowych prowadzonego przez administratora danych. Informacje mają charakter poglądowy oraz informacyjny i są przeznaczone przede wszystkim dla podmiotów danych (osób, których dane są przetwarzane). Nie jest to formalny i pełny rejestr czynności przetwarzania danych osobowych w rozumieniu artykułu 30 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO).
Dane są aktualizowane automatycznie raz dziennie.
Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Prezydent Wrocławia bądź Gmina Wrocław z siedzibą we Wrocławiu.
Z administratorem można się skontaktować w następujący sposób:
- listownie na adres: Pl. Nowy Targ 1-8, 50-141 Wrocław
- przez e-mail kum@um.wroc.pl
- telefonicznie: +48 71 777 77 77
- poprzez skrytkę na ePUAP-ie: /umwroclaw/SkrytkaESP
- poprzez e-Doręczenia: AE:PL-95179-82549-VVTFT-27
Inspektor Ochrony Danych
Administrator danych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Jest nim Sebastian Sobecki.
Inspektor to osoba, z którą możesz się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z przysługujących praw związanych z przetwarzaniem danych.
Można się z nim kontaktować w następujący sposób:
- listownie na adres: Al. M. Kromera 44, 51-163 Wrocław
- przez e-mail: iod@um.wroc.pl
- telefonicznie: +48 71 777 77 24
- poprzez skrytkę na ePUAP-ie: /umwroclaw/SkrytkaESP
- poprzez e-Doręczenia: AE:PL-95179-82549-VVTFT-27
Lista czynności przetwarzania danych osobowych
-
Cel:1. Rejestracja zdarzeń stanu cywilnego, tj. urodzeń, małżeństw i zgonów, 2. Aktualizacja stanu cywilnego, 3. Przechowywanie dokumentacji zdarzeń stanu cywilnego, 4. Zasilanie i aktualizacja Rejestru Stanu Cywilnego, 5. Aktualizacja rejestru PESEL. 6. Wydawanie odpisów i zaświadczeń na podstawie aktów stanu cyfilnego 7. Zasilanie Rejestru Danych KontaktowychPodstawa prawna:
- zgoda podmiotu danych
-
przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 28 listopada 2014 roku Prawo o aktach stanu cywilnego
- ustawa z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy
- ustawa z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska
- ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego
- ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej
- ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności
- ustawa z dnia 10 lutego 2005 r. o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne
Zakres przetwarzanych danych:numer aktu stanu cywilnego w księdze i w RSC; miejsce sporządzenia aktu stanu cywilnego; data sporządzenia aktu; imiona; nazwisko rodowe; nazwisko; płeć; data, miejscowość i kraj urodzenia/zawarcia małżeństwa/zgonu; miejscowość i kraj zamieszkania; godzina urodzenia/zgonu; godzina i data znalezienia zwłok; zawód; wykształcenie; imiona rodziców; nazwiska rodowe rodziców; daty urodzenia rodziców; miejscowość i kraj urodzenia rodziców; miejscowość i kraj zamieszkania rodziców; zawód rodziców; wykształcenie rodziców; imię, nazwisko, adres, telefon, adres e-mail osoby zgłaszającej zdarzenie/wnioskodawcy; imię i nazwisko tłumacza, kierownika USC/Zastępcy kierownika USC; stan cywilny; dane dokumentu tożsamości; nazwisko małżonków noszone po ślubie; nazwisko dzieci zrodzonych z małżeństwa;Okresy przetwarzania danych:- Dokumentacja decyzji zmian imion i nazwisk - 10 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)
- Dokumentacja wydawanych odpisów aktów stanu cywilnego, zaświadczeń potwierdzających możność zawarcia małżeństwa zgodnie z prawem polskim, udostępniania informacji na podstawie akt stanu cywilnego, oświadczeń o uznaniu ojcostwa składanych przed narodzeniem dziecka - 5 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)
- Dokumentacja spraw konsularnych - 5 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i zadecyduje, czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte
- Papierowe akty zgonów zagregowane w księgach stanu cywilnego i zgromadzone dla nich akty zbiorowe rejestracji stanu cywilnego - wieczyście- w Archiwum Państwowym po minimum 80 i maksimum 82 latach ich przechowywania przez administratora danych
- Papierowe akty urodzeń i małżeństw zagregowane w księgi stanu cywilnego i zgromadzone dla nich akty zbiorowe rejestracji stanu cywilnego - wieczyście-w USC jeśli nie ustalono faktu zgonu osoby (wszystkich osób w danej księdze aktów), a w przeciwnym razie na zasadach jak dla aktów elektronicznych
- Elektroniczne akty zgonów wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego - wieczyście-w Archiwum Państwowym po minimum 80 i maksimum 82 latach ich przechowywania przez administratora danych
- Elektroniczne akty małżeństw wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego - wieczyście-w Archiwum Państwowym po minimum 80 i maksimum 82 latach ich przechowywania przez administratora danych, a jeśli osoba nadal żyje to w ciągu 2 lat po zarejestrowaniu informacji o jej zgonie
- Elektroniczne akty urodzeń wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego - wieczyście-w Archiwum Państwowym po minimum 100,maksimum 102 latach ich przechowywania przez administratora danych, a jeśli osoba nadal żyje to w ciągu 2 lat po zarejestrowaniu informacji o jej zgonie
- Elektroniczne akty małżeństw i urodzeń wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego - wieczyście-w USC jeśli nie ustalono faktu zgonu osoby
Komórka merytoryczna:USC - Urząd Stanu Cywilnego -
Cel:Obsługa wniosków o dotację celową w ramach programu dotacyjnego „Złap deszcz”, w tym kontakt i wymiana korespondencji lub inna forma kontaktu związana z rozpatrzeniem wniosku złożonego osobiście, przez pełnomocnika/osobę reprezentującą w sprawie udzielenia dotacji celowej, podpisaniem i wykonaniem umowy oraz późniejszym rozliczeniem przyznanej dotacjiPodstawa prawna:
-
przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (6.1b) W ramach programu dotacyjnego "Złap deszcz" zawierane są umowy dotacji na dofinansowanie kosztów realizacji zadania związanego z budową systemu deszczowego do zatrzymania i wykorzystywania opadu w miejscu jego powstania. Podstawą do podpisywania umów są akty prawne wymienione w przesłance 6.1.c poniżej
-
przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- (pierwsza uchwała RMW nr XII/302/19 z dnia 4 lipca 2019 r. z późn. zm.)
- program dotacyjny "Złap deszcz" w ramach którego zawierane są umowy dotacji na dofinansowanie kosztów realizacji zadania związanego z budową systemu deszczowego do zatrzymywania i wykorzystywania opadów w miejscu jego powstania
-
przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (6.1e)
- Program dotacyjny „Złap deszcz” (z późn. zm.), w ramach którego zwierane są umowy dotacji na dofinansowanie kosztów realizacji zadania związanego z budową systemu deszczowego do zatrzymywania i wykorzystywania opadu w miejscu jego powstania
Zakres przetwarzanych danych:Imię i nazwisko wnioskodawcy/pełnomocnika/osoby reprezentującej, PESEL, adres zamieszkania, adres do korespondencji, adres e-mail, adres do e-Doręczeń, numer telefonu, nr konta bankowego, dane zawarte w kwalifikowanych podpisach elektronicznych, dane osobowe zawarte w fakturach i dokumentach finansowo-księgowych do rozliczenia dotacji; dla lokalizacji zadania: ulica i nr budynku, nr działki, obręb geodezyjny, tytuł prawny do władania nieruchomością objętą zadaniem związanym z budową systemu deszczowego do zatrzymywania i wykorzystywania opadu w miejscu jego powstania.Okresy przetwarzania danych:- Wszystkie dane - 10 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i zadecyduje, czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte
Komórka merytoryczna:WKE - Wydział Klimatu i Energii -
przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (6.1b)
-
Cel:Realizacja założeń ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych w Urzędzie Miejskim WrocławiaPodstawa prawna:
- zgoda podmiotu danych
- przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (6.1b)
-
przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych
Zakres przetwarzanych danych:Imię i nazwisko, adres zamieszkania, e-mail służbowy, nr telefonu, data urodzenia, pesel, miejsce pracy, dane dot. dochodów pracownika lub wszystkich członków rodziny ( współmałżonków, dzieci), dane dotyczące członków rodziny (imię, nazwisko, daty urodzenia, miejsce pracy, miejsce nauki, zaświadczenia z uczelni, kserokopia legitymacji studenckiej), informacja o sytuacji życiowej, data zgonu członków rodziny (małżonek, dzieci, rodzice, teściowie)
Szczególne kategorie danych (art. 9 RODO):- dane dotyczące zdrowia
Okresy przetwarzania danych:- Wszystkie dane - 5 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)
Komórka merytoryczna:WOK - Wydział Organizacyjny i Kadr -
Cel:Obsługa zgłoszeń do planu Gospodarki Niskoemisyjnej dla Wrocławia (PGN)Podstawa prawna:
-
przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (6.1e) ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, USTAWA Z DNIA 5 CZERWCA 1998 R. O SAMORZĄDZIE WOJEWÓDZTWA, ustawa z dnia 27 kwietnia 2001 r. Prawo ochrony środowiska z późn. zm., ustawa z dnia 20 maja 2016 r. o efektywności energetycznej z późn. zm., uchwała Nr XII/300/19 Rady Miejskiej Wrocławia z dnia 4 lipca 2019r. w sprawie „Planu gospodarki niskoemisyjnej dla Wrocławia” zmieniająca uchwałę nr VIII/345/15 rady Miejskiej Wrocławia ws. gospodarki niskoemisyjnej dla Wrocławia.
Zakres przetwarzanych danych:imię, nazwisko osoby zgłaszającej, adres do korespondencji, adres e-mail, telefon kontaktowy, dane dotyczące inwestycji, w tym adres, adres do e-doręczeńOkresy przetwarzania danych:- Wszystkie dane - 10 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, następnie AP wykona ekspertyzę i zdecyduje czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte
Komórka merytoryczna:WKE - Wydział Klimatu i Energii -
przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (6.1e)
-
Cel:Wizyjny monitoring wewnętrzny stosowany jest w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia oraz zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić Gminę Wrocław-Urząd Miejski Wrocławia na szkodę. Wizyjny monitoring zewnętrzny stosuje się w celu zapewnienia bezpieczeństwa publicznego i bezpieczeństwa klientów oraz ochrony ppoż w obszarze przestrzeni publicznej wokół obiektów Urzędu, w tym ograniczenie zachowań nagannych i innych zachowań niepożądanychPodstawa prawna:
-
przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (6.1e) W obszarze monitorowania zewnętrznego interes publiczny w zakresie potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa publicznego, bezpieczeństwa klientów oraz ochrony p.poż w obszarze przestrzeni wokół obiektu Urzędu Miejskiego Wrocławia. Urząd korzysta z systemu monitoringu wizyjnego wewnątrz swoich budynków zgodnie z art. 22[2] ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 108 i 1000), natomiast zewnętrzny monitoring wizyjny jest stosowany na podstawie art. 9a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1875 i 2232 oraz z 2018 r. poz. 130 i 1000).
-
przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem (6.1f) W obszarze monitorowania wewnętrznego uzasadniony interes administratora, polegający na potrzebie zapewnienia bezpieczeństwa na terenie Urzędu i w jego placówkach oraz możliwości identyfikacji osób znajdujących się na ich terenie. Urząd korzysta z systemu monitoringu wizyjnego wewnątrz swoich budynków zgodnie z art. 22[2] ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 108 i 1000), natomiast zewnętrzny monitoring wizyjny jest stosowany na podstawie art. 9a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1875 i 2232 oraz z 2018 r. poz. 130 i 1000).
Zakres przetwarzanych danych:Wizerunki postaci i twarzy osób w ruchu bez dźwięku oraz bez możliwości automatycznego rozpoznawania osób monitorowanych w oparciu o cechy biometryczne.Okresy przetwarzania danych:- Po upływie okresu przechowywania nagrania obrazu podlegają zniszczeniu - maksymalnie 1 miesiąc
- W sytuacji w której nagrania zostały zabezpieczone, zgodnie z odrębnymi przepisami i przekazane uprawnionym podm. - ponad 1 miesiąc (poza systemem)
Komórka merytoryczna:WOU - Wydział Obsługi Urzędu -
przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (6.1e)