Wyciąg z rejestru czynności przetwarzania administratora danych

Jakie informacje są prezentowane na tej stronie

Na tej stronie prezentowany jest wyciąg z rejestru czynności przetwarzania danych osobowych prowadzonego przez administratora danych. Informacje mają charakter poglądowy oraz informacyjny i są przeznaczone przede wszystkim dla podmiotów danych (osób, których dane są przetwarzane). Nie jest to formalny i pełny rejestr czynności przetwarzania danych osobowych w rozumieniu artykułu 30 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO).

Dane są aktualizowane automatycznie raz dziennie.

Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Prezydent Wrocławia bądź Gmina Wrocław z siedzibą we Wrocławiu.
Z administratorem można się skontaktować w następujący sposób:

listownie na adres: pl. Nowy Targ 1-8, 50-141 Wrocław
przez e-mail kum@um.wroc.pl
telefonicznie: +48 71 777 77 77

Inspektor Ochrony Danych

Administrator danych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Jest nim Sebastian Sobecki.
Inspektor to osoba, z którą możesz się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z przysługujących praw związanych z przetwarzaniem danych.

Można się z nim kontaktować w następujący sposób:

listownie na adres: al. Kromera 44, 51-163 Wrocław
przez e-mail: iod@um.wroc.pl
telefonicznie: +48 71 777 77 24.

Lista czynności przetwarzania danych osobowych

Cel:

Wprowadzanie informacji o realizowanych we Wrocławiu inwestycjach do systemu monitorowania SMP.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (6.1e)
- ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym,
- ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,

Zakres przetwarzanych danych:

identyfikator użytkownika w systemie, nazwisko, imię, e-mail służbowy, nazwa jednostki gminnej, nazwa wykonawcy zadania zgodnie z podpisaną umową, ewentualnie inne dane wykonawcy zawarte w umowie /o realizację projektu/,

Okresy przetwarzania danych:

wszystkie dane systemowe - 10 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)-zakończeniu monitoringu projektu

Komórka merytoryczna:

WIM - Wydział Inżynierii Miejskiej

Cel:

Obsługa systemów informatycznych składających się na System Informacji Przestrzennej

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (6.1e)
konieczność prawidłowego funkcjonowania Systemu Informacji Przestrzennej (ewidencja użytkowników, przydzielanie uprawnień), który gromadzi oraz przetwarza dane przestrzenne związane z realizacją zadań ustawowych poszczególnych jednostek organizacyjnych gminy

Zakres przetwarzanych danych:

imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, identyfikator w systemie, nr faksu, stanowisko, lokalizacja, jednostka organizacyjna, dział.

Okresy przetwarzania danych:

Wszystkie dane - 10 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)

Komórka merytoryczna:

WPL - Wydział Planowania Przestrzennego

Cel:

Obsługa systemów informatycznych wspierających procesy Wydziału Księgowości: EOF, KSAT 2000i, Besti@, Konsolidacja RB, Centralny VAT Vulcan, JPK_V7M, SAP, KURIER, iPKO, MDOK, EZD

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (6.1e)

Zakres przetwarzanych danych:

Identyfikator w systemie, nazwisko, imię, telefon, faks, e-mail, stanowisko, lokalizacje, jednostka organizacyjna, komórka organizacyjna

Okresy przetwarzania danych:

Wszystkie dane zawarte w zasobie zgodnie z kategorią archiwalną B-10 - Zgodnie z kategorią archiwalną dane są przechowywane: 10 lat po czym są brakowane

Komórka merytoryczna:

WKS - Wydział Księgowości

Cel:

Tworzenie centralnej ewidencji VAT Gminy Wrocław zgodnie z przepisami prawa.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z 5 września 2016r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego;
- ustawa z dnia 11 marca 2004 o podatku od towarów i usług.
- rozporządzenie Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług

Zakres przetwarzanych danych:

Imię, nazwisko, NIP, adres

Okresy przetwarzania danych:

Wszystkie dane zawarte w zasobie zgodnie z kategorią archiwalną B-10. - Zgodnie z kategorią archiwalną dane są przechowywane: 10 lat po czym są brakowane.

Komórka merytoryczna:

WKS - Wydział Księgowości

Cel:

-zapewnienie bezpieczeństwa mieszkańcom gminy i osobom przebywającym czasowo na terenie gminy, -zapewnienie bezpieczeństwa, ochrony mienia na terenie nieruchomości zatrządzanych przez WBZ

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym
- ustawa z 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym
- ustawa z 26 kwietnia 2007 r. o zarządzaniu kryzysowym
- ustawa z 26 czerwca 1974 Kodeks pracy
- ustawa z 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia

Zakres przetwarzanych danych:

imię, drugie imię, nazwisko, imię ojca, imię matki, adres zameldowania, adres zamieszkania, adres do korespondencji, miejsce pracy, adres e-mail, nr rejestracyjny pojazdu, wizerunek, data urodzenia, miejsce urodzenia, nr PESEL, nr telefonu, seria i nr dowodu osobistego, zawód, wykształcenie
Szczególne kategorie danych (art. 9 RODO):

pochodzenie rasowe lub etniczne
poglądy polityczne
przekonania religijne lub światopoglądowe
dane dotyczące zdrowia
seksualność lub orientacja seksualna tej osoby
wyroki skazujące
czyny zabronione lub związane z tym środki bezpieczeństwa

oraz następujące dane wymienione w art. 10 RODO:

wyroki skazujące
czyny zabronione lub związane z tym środki bezpieczeństwa

Okresy przetwarzania danych:

dane biometryczne (wizerunek) - pozyskane w trakcie zapisu Monitoringu prewencyjnego Wrocławia oraz nieruchomości zarządzanych przez WBZ, dane kontaktowe i identyfikacyjne wprowadzane do Kalendarza wydarzeń Wrocławia - do 3 miesięcy
dane kontaktowe, identyfikacyjne - pozyskiwane w trakcie zgłoszeń telefonicznych i interwencji oraz ewidencji wydarzeń organizowanych na terenie Wrocławia - do 18 miesięcy
Dane kontaktowe - plany zarządzania kryzysowego (kategoria archiwalna A) - wieczyście - w Archiwum Państwowym, po przekazaniu dokumentów po 25 latach ich przechowywania przez administratora danych
Dane związane z ewidencją wejść i wyjść na teren obiektu - do 1 roku

Komórka merytoryczna:

WBZ - Wydział Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego

Cel:

Prowadzenie rejestru chorób i podejrzeń zawodowych zgodnie z wymogami ustawy.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 24 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy,
- ustawa z dnia 30 października 2022 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych,
- rozporządzenie Rady Ministrów z 30 czerwca 2009 r. w sprawie chorób zawodowych,
- rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 24 czerwca 2021r. w sprawie dokumentowania chorób zawodowych i skutków tych chorób.

Zakres przetwarzanych danych:

imię i nazwisko, adres zamieszkania, data urodzenia i miejsce urodzenia, numer PESEL, nazwa pracodawcy - Regon, pełna nazwa choroby zawodowej (stan zdrowia), i inne dane dotyczące sprawy.
Szczególne kategorie danych (art. 9 RODO):

dane dotyczące zdrowia

Okresy przetwarzania danych:

Rejestr chorób i podejrzeń zawodowych dla niektórych rodzaju chorób zgodnie z Rozp. Rady Ministrów z dn. 30 czerwca chorób zawodowych - B-10
W zależności od rodzaju choroby zawodowej - 1, 2, 3, 5, 10 lat

Komórka merytoryczna:

ZBH - Zespół ds. Bezpieczeństwa i Higieny Pracy

Cel:

Prowadzenie rejestru zgodnie z wymogami prawa - kodeks pracy, Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy, ustawa o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa kodeks pracy,
- rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie ustalenia okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy, Ustawa o ubezpieczeniu Społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych

Zakres przetwarzanych danych:

imię, nazwisko, imię ojca, adres zamieszkania, data urodzenia, miejsce urodzenia, numer PESEL, numer NIP, opis okoliczności wypadku, dokumentacja fotograficzna.
Szczególne kategorie danych (art. 9 RODO):

dane dotyczące zdrowia

Okresy przetwarzania danych:

rejestr i protokół powypadkowy - 10 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)

Komórka merytoryczna:

ZBH - Zespół ds. Bezpieczeństwa i Higieny Pracy

Cel:

Ewidencja składów organów spółek prawa handlowego z udziałem Gminy Wrocław.

Podstawa prawna:

zgoda podmiotu danych
przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2015 r. poz. 1515)
- ustawa z dnia 20 grudnia 1996 r. o gospodarce komunalnej (Dz.U. z 2011 r. Nr 45, poz. 236 z późn. zm)
- ustawa z dnia 3 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących podmiotami prawnymi (Dz. U. z 2013 r. poz 254)

Zakres przetwarzanych danych:

imiona, przebieg pracy zawodowej, wysokość wynagrodzenia, adres zamieszkania, nazwisko, data urodzenia, adres e-mail, numer telefonu, zawód, miejsce pracy, wykształcenie.

Okresy przetwarzania danych:

Pozostałe dane - Wieczyście - w Archiwum Państwowym, po przekazaniu dokumentów po 25 latach ich przechowywania przez administratora danych
Wszystkie dane przetwarzane we wskazanym celu, które są przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody udzielonej przez podmiot danych - Do czasu wycofania zgody, lecz nie dłużej niż przez okres wynikający z kategorii sprawy (celu przetwarzania danych) i przepisów o archiwizacji

Komórka merytoryczna:

BNW - Biuro Nadzoru Właścicielskiego