Wyciąg z rejestru czynności przetwarzania administratora danych

Jakie informacje są prezentowane na tej stronie

Na tej stronie prezentowany jest wyciąg z rejestru czynności przetwarzania danych osobowych prowadzonego przez administratora danych. Informacje mają charakter poglądowy oraz informacyjny i są przeznaczone przede wszystkim dla podmiotów danych (osób, których dane są przetwarzane). Nie jest to formalny i pełny rejestr czynności przetwarzania danych osobowych w rozumieniu artykułu 30 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO).

Dane są aktualizowane automatycznie raz dziennie.

Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Prezydent Wrocławia bądź Gmina Wrocław z siedzibą we Wrocławiu.
Z administratorem można się skontaktować w następujący sposób:

listownie na adres: pl. Nowy Targ 1-8, 50-141 Wrocław
przez e-mail kum@um.wroc.pl
telefonicznie: +48 71 777 77 77

Inspektor Ochrony Danych

Administrator danych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Jest nim Sebastian Sobecki.
Inspektor to osoba, z którą możesz się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z przysługujących praw związanych z przetwarzaniem danych.

Można się z nim kontaktować w następujący sposób:

listownie na adres: al. Kromera 44, 51-163 Wrocław
przez e-mail: iod@um.wroc.pl
telefonicznie: +48 71 777 77 24.

Lista czynności przetwarzania danych osobowych

Cel:

1. Gromadzenie danych osobowych w związku z nadesłaniem korespondencji do Urzędu 2. Obowiązek przekazywania operatorowi pocztowemu nadawczych książek pocztowych oraz potrzeba reklamacji korespondencji, co do której Wydziały odnotowały brak zwrotki 3. Potwierdzenie złożenia reklamacji oraz kontrola nadejścia odpowiedzi na nie. Potwierdzenie otrzymania i wywieszenia ogłoszeń sądowych i komorniczych.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2013 r., poz. 595 z późn. zm.),
- ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r., poz. 594 z późn. zm.).

Zakres przetwarzanych danych:

nazwisko,imiona, imię ojca, imię matki, adres zamieszkania, data urodzenia, miejsce urodzenia, numer PESEL, numer telefonu, seria i numer dowodu osobistego, numer NIP, zawód, miejsce pracy,wykształcenie, numer decyzji, dane zawarte w dokumentacji powstałej i powstającej w związku z działalnością jednostki samorządu terytorialnego, w której zostały utworzone.

Okresy przetwarzania danych:

Wszystkie dane - 5 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)

Komórka merytoryczna:

WOK - Wydział Organizacyjny i Kadr

Cel:

Dane osobowe niezbędne do realizacji dotacji na finansowanie kosztów funkcjonowania podmiotu realizującego Zintegrowane Inwestycje Terytorialne ze środków Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014 - 2020.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadah realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014
- 2020 (Dz. U. z 2014 r., poz. 1146 z późn. zm.).

Zakres przetwarzanych danych:

imiona, nazwisko, adres e-mail, miejsce pracy, wykształcenie, stanowisko, staż pracy, wysokość wynagrodzenia

Okresy przetwarzania danych:

Wszystkie dane - Wieczyście - w Archiwum Państwowym, po przekazaniu dokumentów po 25 latach ich przechowywania przez administratora danych

Komórka merytoryczna:

BIT - Biuro Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych

Cel:

Realizacja Programu Wrocławskiej Sieci Przedszkoli i Szkół Promujących Zdrowie.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym

Zakres przetwarzanych danych:

imię, nazwisko,miejsce pracy, e-mail służbowy.

Okresy przetwarzania danych:

Wszystkie dane - 10 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i zadecyduje, czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte

Komórka merytoryczna:

WZD - Wydział Zdrowia i Spraw Społecznych

Cel:

Realizacja programu ubezpieczenia Urzędu Miejskiego Wrocławia.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny

Zakres przetwarzanych danych:

imię,nazwisko, adres e-mail, nr rachunku bankowego ,adres, informacje dotyczące sprawy, w tym dane zawarte w decyzji

Okresy przetwarzania danych:

Imię, nazwisko, adres, nr rachunku bankowego, informacje dot. sprawy, w tym dane zawarte w decyzji - 10 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)

Komórka merytoryczna:

WOU - Wydział Obsługi Urzędu

Cel:

Przygotowanie wykazu kandydatów na członków obwodowych komisji wyborczych celem powołania ich przez właściwą Miejską Komisję Wyborczą lub Referendalną w skład obwodowej komisji wyborczej lub referendalnej, na podstawie zgłoszeń przedstawionych osobiście przez kandydatów. Po powołaniu komisji dane przetwarzane są w związku z obsługą organizacyjno-techniczną komisji

Podstawa prawna:

Zakres przetwarzanych danych:

Okresy przetwarzania danych:

wszystkie dane - 5 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)

Komórka merytoryczna:

WOK - Wydział Organizacyjny i Kadr

Cel:

Przygotowanie wykazu kandydatów na członków obwodowych komisji wyborczych celem powołania ich przez Komisarza Wyborczego w skład obwodowej komisji wyborczej do konkretnych głosowań, na podstawie zgłoszeń przedstawionych przez pełnomocników komitetów wyborczych lub osobiście przez kandydatów. Po powołaniu komisji dane przetwarzane są w związku z obsługą organizacyjno-techniczną komisji.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 5 stycznia 2011 r. – Kodeks wyborczy,
- uchwały Państwowej Komisji Wyborczej odnoszące się do powoływania obwodowych komisji wyborczych w konkretnie zarządzonych wyborach.

Zakres przetwarzanych danych:

Imię i nazwisko, adres zamieszkania, PESEL, e-mail, numer telefonu, numer rachunku bankowego, nazwa banku, urząd skarbowy, status w rejestrze wyborców, komitet wyborczy, w odniesieniu do członków OKW, imię i nazwisko desygnującego z komitetu wyborczego
Szczególne kategorie danych (art. 9 RODO):

poglądy polityczne

oraz następujące dane wymienione w art. 10 RODO:

wyroki skazujące

Okresy przetwarzania danych:

Dane kandydatów zgromadzone w związku z członkostwem w komisji obwodowej i dokumentacja wyborcza w związku z tym wytwor - do 6 miesięcy
Pozostała dokumentacja wyborcza oraz dane zawarte w systemie informatycznym CUI - 5 lat
Pozostałe dane związane z wypłatą diet - 5 lat

Komórka merytoryczna:

WOK - Wydział Organizacyjny i Kadr

Cel:

Realizacja czynności przez UMW pozwalających na zorganizowanie i odbycie zgodnie z planem i przepisami prawa staży, praktyk oraz wolontariatu.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (6.1e)
- ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbie zatrudnienia oraz rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 sierpnia 2009 r. w sprawie szczegółowych warunków odbywania stażu przez bezrobotnych, Praktyki:
- ustawa z dnia 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich, rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 22 lutego 2019 r. w sprawie praktycznej nauki, ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, ustawa z dnia 30 października 2002 r. o zaopatrzeniu z tytułu wypadków lub chorób zawodowych powstałych w szczególnych okolicznościach Wolontariat: ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, ustawa z dnia 30 października 2002 r. o zaopatrzeniu z tytułu wypadków lub chorób zawodowych powstałych w szczególnych okolicznościach

Zakres przetwarzanych danych:

imię, nazwisko, adres zamieszkania, adres zameldowania,PESEL, adres e-mail, adres do e-doręczeń, adres e-PUAP, nr telefonu, dane dot. wykształcenia, ewentualnie dane dotyczące stanu zdrowia (zaświadczenie o niepełnosprawności w przypadku gdy stażysta, praktykant lub wolontariusz posiada stopień niepełnosprawności).
Szczególne kategorie danych (art. 9 RODO):

dane dotyczące zdrowia

Okresy przetwarzania danych:

Wszystkie dane osobowe związane z odbyciem stażu/praktyki/wolontariatu - 10 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i zadecyduje, czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte

Komórka merytoryczna:

WOK - Wydział Organizacyjny i Kadr

Cel:

1. Rejestracja zdarzeń stanu cywilnego, tj. urodzeń, małżeństw i zgonów, 2. Aktualizacja stanu cywilnego, 3. Przechowywanie dokumentacji zdarzeń stanu cywilnego, 4. Zasilanie i aktualizacja Rejestru Stanu Cywilnego, 5. Aktualizacja rejestru PESEL. 6. Wydawanie odpisów i zaświadczeń na podstawie aktów stanu cyfilnego 7. Zasilanie Rejestru Danych Kontaktowych

Podstawa prawna:

zgoda podmiotu danych
przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 28 listopada 2014 roku Prawo o aktach stanu cywilnego
- ustawa z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy
- ustawa z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska
- ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego
- ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej
- ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności
- ustawa z dnia 10 lutego 2005 r. o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne

Zakres przetwarzanych danych:

numer aktu stanu cywilnego w księdze i w RSC; miejsce sporządzenia aktu stanu cywilnego; data sporządzenia aktu; imiona; nazwisko rodowe; nazwisko; płeć; data, miejscowość i kraj urodzenia/zawarcia małżeństwa/zgonu; miejscowość i kraj zamieszkania; godzina urodzenia/zgonu; godzina i data znalezienia zwłok; zawód; wykształcenie; imiona rodziców; nazwiska rodowe rodziców; daty urodzenia rodziców; miejscowość i kraj urodzenia rodziców; miejscowość i kraj zamieszkania rodziców; zawód rodziców; wykształcenie rodziców; imię, nazwisko, adres, telefon, adres e-mail osoby zgłaszającej zdarzenie/wnioskodawcy; imię i nazwisko tłumacza, kierownika USC/Zastępcy kierownika USC; stan cywilny; dane dokumentu tożsamości; nazwisko małżonków noszone po ślubie; nazwisko dzieci zrodzonych z małżeństwa;

Okresy przetwarzania danych:

Dokumentacja decyzji zmian imion i nazwisk - 10 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)
Dokumentacja wydawanych odpisów aktów stanu cywilnego, zaświadczeń potwierdzających możność zawarcia małżeństwa zgodnie z prawem polskim, udostępniania informacji na podstawie akt stanu cywilnego, oświadczeń o uznaniu ojcostwa składanych przed narodzeniem dziecka - 5 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)
Dokumentacja spraw konsularnych - 5 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i zadecyduje, czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte
Papierowe akty zgonów zagregowane w księgach stanu cywilnego i zgromadzone dla nich akty zbiorowe rejestracji stanu cywilnego - wieczyście- w Archiwum Państwowym po minimum 80 i maksimum 82 latach ich przechowywania przez administratora danych
Papierowe akty urodzeń i małżeństw zagregowane w księgi stanu cywilnego i zgromadzone dla nich akty zbiorowe rejestracji stanu cywilnego - wieczyście-w USC jeśli nie ustalono faktu zgonu osoby (wszystkich osób w danej księdze aktów), a w przeciwnym razie na zasadach jak dla aktów elektronicznych
Elektroniczne akty zgonów wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego - wieczyście-w Archiwum Państwowym po minimum 80 i maksimum 82 latach ich przechowywania przez administratora danych
Elektroniczne akty małżeństw wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego - wieczyście-w Archiwum Państwowym po minimum 80 i maksimum 82 latach ich przechowywania przez administratora danych, a jeśli osoba nadal żyje to w ciągu 2 lat po zarejestrowaniu informacji o jej zgonie
Elektroniczne akty urodzeń wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego - wieczyście-w Archiwum Państwowym po minimum 100,maksimum 102 latach ich przechowywania przez administratora danych, a jeśli osoba nadal żyje to w ciągu 2 lat po zarejestrowaniu informacji o jej zgonie
Elektroniczne akty małżeństw i urodzeń wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego - wieczyście-w USC jeśli nie ustalono faktu zgonu osoby

Komórka merytoryczna:

USC - Urząd Stanu Cywilnego

Cel:

Obsługa wniosków o dotację celową w ramach Programu dotacyjnego „Złap deszcz”.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (6.1b)
W ramach programu dotacyjnego "Złap deszcz" zawierane są umowy dotacji na dofinansowanie kosztów realizacji zadania związanego z budową systemu deszczowego do zatrzymania i wykorzystywania opadu w miejscu jego powstania. Podstawą do podpisywania umów są akty prawne wymienione w przesłance 6.1.c poniżej
przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- (pierwsza uchwała RMW nr XII/302/19 z dnia 4 lipca 2019 r. z późn. zm.)
- program dotacyjny "Złap deszcz" w ramach którego zawierane są umowy dotacji na dofinansowanie kosztów realizacji zadania związanego z budową systemu deszczowego do zatrzymywania i wykorzystywania opadów w miejscu jego powstania

Zakres przetwarzanych danych:

Imię, nazwisko wnioskodawcy/ pełnomocnika, adres zameldowania, adres zamieszkania, adres do korespondencji, adres do e-doręczeń, PESEL, numer telefonu, adres e-mail, nr konta bankowego, dla lokalizacji zadania: ulica i numer budynku, nr działki, obręb geodezyjny, tytuł prawny do władania nieruchomością objętą zadaniem związanym z budową systemu deszczowego do zatrzymywania i wykorzystywania opadu w miejscu jego powstania

Okresy przetwarzania danych:

Wszystkie dane - 10 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i zadecyduje, czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte

Komórka merytoryczna:

WKE - Wydział Klimatu i Energii

Cel:

Realizacja założeń ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych w Urzędzie Miejskim Wrocławia

Podstawa prawna:

zgoda podmiotu danych
przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (6.1b)
przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych

Zakres przetwarzanych danych:

Imię i nazwisko, adres zamieszkania, e-mail służbowy, nr telefonu, data urodzenia, pesel, miejsce pracy, dane dot. dochodów pracownika lub wszystkich członków rodziny ( współmałżonków, dzieci), dane dotyczące członków rodziny (imię, nazwisko, daty urodzenia, miejsce pracy, miejsce nauki, zaświadczenia z uczelni, kserokopia legitymacji studenckiej), informacja o sytuacji życiowej, data zgonu członków rodziny (małżonek, dzieci, rodzice, teściowie)
Szczególne kategorie danych (art. 9 RODO):

dane dotyczące zdrowia

Okresy przetwarzania danych:

Wszystkie dane - 5 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)

Komórka merytoryczna:

WOK - Wydział Organizacyjny i Kadr