Wyciąg z rejestru czynności przetwarzania administratora danych

Jakie informacje są prezentowane na tej stronie

Na tej stronie prezentowany jest wyciąg z rejestru czynności przetwarzania danych osobowych prowadzonego przez administratora danych. Informacje mają charakter poglądowy oraz informacyjny i są przeznaczone przede wszystkim dla podmiotów danych (osób, których dane są przetwarzane). Nie jest to formalny i pełny rejestr czynności przetwarzania danych osobowych w rozumieniu artykułu 30 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO).

Dane są aktualizowane automatycznie raz dziennie.

Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Prezydent Wrocławia bądź Gmina Wrocław z siedzibą we Wrocławiu.
Z administratorem można się skontaktować w następujący sposób:

listownie na adres: pl. Nowy Targ 1-8, 50-141 Wrocław
przez e-mail kum@um.wroc.pl
telefonicznie: +48 71 777 77 77
poprzez skrytkę na ePUAP-ie: /umwroclaw/SkrytkaESP
poprzez e-Doręczenia: AE:PL-95179-82549-VVTFT-27

Inspektor Ochrony Danych

Administrator danych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Jest nim Sebastian Sobecki.
Inspektor to osoba, z którą możesz się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z przysługujących praw związanych z przetwarzaniem danych.

Można się z nim kontaktować w następujący sposób:

listownie na adres: al. Kromera 44, 51-163 Wrocław
przez e-mail: iod@um.wroc.pl
telefonicznie: +48 71 777 77 24
poprzez skrytkę na ePUAP-ie: /umwroclaw/SkrytkaESP
poprzez e-Doręczenia: AE:PL-95179-82549-VVTFT-27

Lista czynności przetwarzania danych osobowych

Cel:

Nadzór administracyjny i finansowy nad wspólną obsługą administracyjną, finansową i organizacyjną w zakresie realizacji projektów i uroczystości oświatowych.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. prawo oświatowe
- ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym
- ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego

Zakres przetwarzanych danych:

Nazwisko i imiona, adres zamieszkania, adres e-mail, miejsce pracy lub nauki, numer telefonu, zajmowane stanowisko.

Okresy przetwarzania danych:

Wszystkie zebrane w procesie realizacji projektów i uroczystości oświatowych. - wieczyście - w Archiwum Państwowym, po przekazaniu dokumentów po 25 latach ich przechowywania przez administratora danych

Komórka merytoryczna:

WPS - Wydział Szkół Ponadpodstawowych i Specjalnych

Cel:

Zbieranie i przetwarzanie wniosków dotyczących: likwidacji barier architektonicznych (zbyt wysokie krawężniki na ciągach pieszych), uzupełnienie przestrzeni w małą architekturę, zgodnie z potrzebami użytkowników (ławki, stojaki rowerowe)

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
Ustawa z dnia 8 marca 1990 o samorządzie gminnym

Zakres przetwarzanych danych:

imię i nazwisko, kod pocztowy miejsca zamieszkania, numer telefonu, adres e-mail, adres IP

Okresy przetwarzania danych:

- 5 lat, następnie Archiwum Państwowe po ekspertyzie dokumentów może podjąć decyzje o ich zniszczeniu lub przekwalifikować na kat.A i wtedy okres przetwarzania w UMW to UMW przez 25 lat

Komórka merytoryczna:

WMM - Wydział Mobilności Miejskiej

Cel:

Współpraca i komunikowanie się z uczestnikami projektu, organizacjami/instytucjami/firmami, projektantami w zakresie zadań realizowanych w ramach umowy nr FENX.02.04-IW.01-0063/24 o dofinansowanie ze środków europejskich działań edukacyjnych - informacyjnych skierowanych do dzieci, młodzieży oraz kadry szkolnej realizowanych w formie warsztatów, szkoleń, gier miejskich; działań związanych z zaprojektowaniem i wprowadzeniem na terenie placówek oświatowych elementów zielono-niebieskiej infrastru.

Podstawa prawna:

zgoda podmiotu danych
przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (6.1b)
przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- 2027; ustawa z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021
- 2027. Realizacja zadań własnych gminy w zakresie ochrony środowiska i przyrody, gospodarki wodnej oraz edukacji. Projekt pn. "Budujemy klimat!
- infrastruktura i edukacja na rzecz adaptacji klimatycznej wrocławskich szkół" realizowany jest w oparciu o umowę o dofinansowanie ze środków europejskich nr FENX.02.04
- IW.01
- 0063/24 oraz porozumienia z 6 miejskimi placówkami oświatowymi biorącymi udział w projekcie.
przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (6.1e)

Zakres przetwarzanych danych:

Imię, nazwisko, służbowy adres e-mail, dane finansowe pracowników Wydziałów UMW, miejskich placówek oświatowych, przedstawicieli organizacji/instytucji/firm i projektantów uczestniczących w projekcie: imię, nazwisko dzieci i młodzieży uczestniczących w projekcie, wizerunek.

Okresy przetwarzania danych:

Wszystkie dane - 10 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu projektu, następnie Archiwum Państowe (AP) wykona ekspertyzę i zdecyduje czy dane będą przechowywane wieczyście w AP czy też, zostaną usunięte

Komórka merytoryczna:

WKE - Wydział Klimatu i Energii

Cel:

Komunikacja z partnerami projektu

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym rozdz. 2 art. 7 ust.1 pkt 20

Zakres przetwarzanych danych:

Imię i nazwisko Miejsce pracy / dane pracodawcy Telefon służbowy E-mail służbowy

Okresy przetwarzania danych:

Wszystkie dane w zasobie - Przechowywanie wieczyste (JRWA 042)

Komórka merytoryczna:

WSS - Wydział Partycypacji Społecznej

Cel:

Realizacja procedury uchwałodawczej w związku z wnioskiem złożonym przez grupę mieszkańców.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 8 marca 1990 r., o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2017 r., 1875),
- uchwała nr XXVI/276/96 Rady Miejskiej Wrocławia z dnia 17 maja 1996 r. w sprawie przyjęcia Statutu Wrocławia w brzmieniu uzgodnionym z Prezesem Rady Ministrów (t.j. Dz. Urz. Woj. Dolnośląskiego 2017 r..poz. 3965.).

Zakres przetwarzanych danych:

imiona, nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL, podpis, adres, informacja, czy osoba popierająca projekt posiada czynne prawo wyborcze i jest wpisana do stałego rejestru wyborców.

Okresy przetwarzania danych:

Wszystkie dane - Wieczyście - w Archiwum Państwowym, po przekazaniu dokumentów po 25 latach ich przechowywania przez administratora danych

Komórka merytoryczna:

BRM - Biuro Rady Miejskiej

Cel:

Rozpatrzenie petycji.

Podstawa prawna:

zgoda podmiotu danych
przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach (Dz. U. z 2014 r., poz. 1195).

Zakres przetwarzanych danych:

nazwisko, imię, adres zamieszkania, adres e-mail, nazwa podmiotu wnoszącego petycję, adres siedziby podmiotu wnoszącego petycję.

Okresy przetwarzania danych:

Wszystkie dane - Wieczyście - w Archiwum Państwowym, po przekazaniu dokumentów po 25 latach ich przechowywania przez administratora danych
wszystkie dane przetwarzane we wskazanym celu, które są przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody udzielonej przez podmiot danych - do czasu wycofania zgody, lecz nie dłużej niż przez okres wynikający z kategorii sprawy (celu przetwarzania danych) i przepisów o archiwizacji

Komórka merytoryczna:

WSS - Wydział Partycypacji Społecznej

Cel:

Prowadzenie konsultacji społecznych z mieszkańcami Wrocławia, w szczególności zbieranie i przetwarzanie wniosków dotyczących: -Wrocławskiego Budżetu Obywatelskiego -Funduszu Osiedlowego -miejsc i lokali stosujących zasady proekologiczne w swojej codziennej działalności. Informowanie mieszkańców Wrocławia o ważnych inicjatywach i wydarzeniach publicznych. Działania strony społecznej w zakresie funkcjonowania zespołu ds. reformy jednostek pomocniczych Wrocławia.

Podstawa prawna:

zgoda podmiotu danych
przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym

Zakres przetwarzanych danych:

imię i nazwisko, adres korespondencyjny, kod pocztowy miejsca zamieszkania informacja czy lider jest pełnoletni adres korespondencyjny przedstawiciela ustawowego osoby niepełnoletniej nazwa podmiotu reprezentowanego numer ewidencyjny PESEL, numer paszportu, numer telefonu, adres e-mail, numer IP, kategoria miejsca, nazwa miejsca, opis miejsca, adres miejsca – w ramach akcji „Wrocław nie marnuje”, funkcja głos wizerunek

Okresy przetwarzania danych:

Dane osobowe mieszkańców biorących udział w konsultacjach społecznych oraz członków zespołu ds. reformy jednostek pomocniczych Wrocławia oraz uczestników spotkań tego zespołu - min. 5 lat, nast. AP podejmie dec. o ich zniszczeniu lub przekwalifikowaniu na kat. A i wtedy będą przetwarzane min. 25 lat, a nast. wieczyście
Dane osób biorących udział w głosowaniu. - Do czasu rozstrzygnięcia wyników glosowania na projekty. Po tym czasie zostaną bezpowrotnie usunięte.
Dane osób informowanych o inicjatywach i wydarzeniach publicznych. - Do czasu odbycia sie wydarzenia lub zakończenia się danej inicjatywy, po tym czasie zostaną bezpowrotnie usunięte.
Dane osobowe uczestników szkoleń on-line/webinarium - na czas odbycia się wydarzenia oraz publikacji materiału na stronie www

Komórka merytoryczna:

WSS - Wydział Partycypacji Społecznej

Cel:

Nawiązanie i zacieśnianie współpracy z osobami związanymi z branżą turystyczną i mediami w celu realizacji przedsięwzięć związanych z promocją miasta, m.in. informowania o wydarzeniach, atrakcjach, spotkaniach, materiałach promocyjnych i turystycznych.

Podstawa prawna:

zgoda podmiotu danych
przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2016 r. Nr 446)

Zakres przetwarzanych danych:

imiona, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, zawód, miejsce pracy, adres strony internetowej, nr licencji, nazwa reprezentowanych mediów.

Okresy przetwarzania danych:

Pozostałe dane - 10 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i zadecyduje, czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte
Wszystkie dane przetwarzane we wskazanym celu, które są przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody udzielonej przez podmiot danych - Do czasu wycofania zgody, lecz nie dłużej niż przez okres wynikający z kategorii sprawy (celu przetwarzania danych) i przepisów o archiwizacji

Komórka merytoryczna:

WPM - Wydział Promocji Miasta i Turystyki

Cel:

Realizacja czynności związanych z wdrażaniem oraz rozliczeniem Planu Zrównoważonej Mobilności dla Miejskiego Obszaru Funkcjonalnego Wrocławia (PZM MOFW)

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
art. 10 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym z dnia 8 marca 1990 r.
przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (6.1e)

Zakres przetwarzanych danych:

imię, nazwisko, adres e-mail służbowy, telefon służbowy stacjonarny lub komórkowy

Okresy przetwarzania danych:

Wszystkie dane zawarte w zasobie informacyjnym - Dane osobowe będą przetwarzane przez Urząd Miejski Wrocławia przez 25 lat od stycznia kolejnego roku po zakończeniu sprawy, następnie zostaną przekazane do AP gdzię bedą przetwarzane wieczyście

Komórka merytoryczna:

BIT - Biuro Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych

Cel:

Przyjmowanie, przechowywanie i wydawanie rzeczy znalezionych, poszukiwanie osób uprawnionych do odbioru rzeczy znalezionych, wzywanie osób uprawnionych do odbioru rzeczy, udzielanie informacji o przechowywaniu rzeczy, prowadzenie wykazu rzeczy znalezionych.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
1) ustawa o rzeczach znalezionych z dnia 20 lutego 2015 r. 2) zarządzenie nr 8005/17 Prezydenta Wrocławia z dnia 19 września 2017 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Biura Rzeczy Znalezionych 3) ustawa Kodeks Cywilny z dnia 23 kwietnia 1964 r. 4) ustawa o likwidacji niepodjętych depozytów z dnia 18 października 2006 r.

Zakres przetwarzanych danych:

imię, nazwisko, adres zamieszkania W przypadku odbioru rzeczy: nr dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby uprawnionej do odbioru rzeczy znalezionej

Okresy przetwarzania danych:

wszystkie dane - 5 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)-zwrócono rzecz znalezioną lub przyjęto na własność
dane objęte ekspertyzą dokumentacji ze względu na jej charakter, treść i znaczenie - okres przetwarzania może zostać wydłużony o okres wskazany w ekspertyzie archiwalnej

Komórka merytoryczna:

DIT - Departament Infrastruktury i Transportu

Cel:

Współpraca Gminy Wrocław z organizacjami pozarządowymi działającymi na terenie Wrocławia w zakresie finansowym i niefinansowym, w szczególności zawieranie umów dotacyjnych zgodnie z przepisami prawa.

Podstawa prawna:

zgoda podmiotu danych
przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,
- ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami
- ustawa z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach

Zakres przetwarzanych danych:

imię, nazwisko, adres zamieszkania, adres e-mail, data urodzenia, miejsce urodzenia, numer PESEL, numer telefonu, seria i numer dowodu osobistego, zawód, miejsce pracy, wykształcenie, dane zawarte w dokumentacji powstałej i powstającej przy realizacji zadań publicznych.

Okresy przetwarzania danych:

imię, nazwisko, telefon, e-mail, PESEL, seria i numer dowodu osobistego, miejsce pracy, data urodzenia, miejsce urodzenia, dane zawarte w dokumentacji powstałej i powstającej przy realizacji zadań publicznych – w procesach: 1. Dotacje z ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie 2. Dotacje z art. 19a ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie - 10 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i zadecyduje, czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte
imię , nazwisko, telefon, e-mail, PESEL - w procesie dotacji z art. 12 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie - 5 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i zadecyduje, czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte
imię i nazwisko, PESEL, adres zamieszkania, adres e-mail, nr telefonu– w procesach monitorowania działalności fundacji oraz imię, nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, wykształcenie, zawód – w procesie WRPP - Wieczyście - w Archiwum Państwowym, po przekazaniu dokumentów po 25 latach ich przechowywania przez administratora danych
wszystkie dane przetwarzane we wskazanym celu, które są przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody udzielonej przez podmiot danych - do czasu wycofania zgody, lecz nie dłużej niż przez okres wynikający z kategorii sprawy

Komórka merytoryczna:

WSS - Wydział Partycypacji Społecznej

Cel:

Wskazywanie osób uprawnionych do zawarcia umowy najmu lokalu mieszkalnego w zasobach TBS Wrocław Sp. z o. o.

Podstawa prawna:

zgoda podmiotu danych
przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 8 grudnia 2006 r. o finansowym wsparciu niektórych przedsięwzięć mieszkaniowych;
- ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu Cywilnego;
- ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny;
- ustawa z dnia 20 lipca 2018r. o pomocy państwa w ponoszeniu wydatków mieszkaniowych w pierwszych latach najmu mieszkania;
- inne ustawy szczególne.

Zakres przetwarzanych danych:

imię i nazwisko, data i miejsce urodzenia, numer PESEL, adres zamieszkania lub pobytu, numer telefonu, adres e- mail, dane finansowe, stan cywilny, stan rodzinny, orzeczenia w sprawie sprawowania władzy rodzicielskiej i pieczy nad dzieckiem, identyfikator ePUAP.
Szczególne kategorie danych (art. 9 RODO):

dane dotyczące zdrowia

Okresy przetwarzania danych:

W sprawach należących do kat. Arch. A - Wieczyście
W pozostałym zakresie spraw - Zgodnie z kat. arch. B5, B10, BE10

Komórka merytoryczna:

WLM - Wydział Lokali Mieszkalnych