Wyciąg z rejestru czynności przetwarzania administratora danych

Jakie informacje są prezentowane na tej stronie

Na tej stronie prezentowany jest wyciąg z rejestru czynności przetwarzania danych osobowych prowadzonego przez administratora danych. Informacje mają charakter poglądowy oraz informacyjny i są przeznaczone przede wszystkim dla podmiotów danych (osób, których dane są przetwarzane). Nie jest to formalny i pełny rejestr czynności przetwarzania danych osobowych w rozumieniu artykułu 30 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO).

Dane są aktualizowane automatycznie raz dziennie.

Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Prezydent Wrocławia bądź Gmina Wrocław z siedzibą we Wrocławiu.
Z administratorem można się skontaktować w następujący sposób:

listownie na adres: pl. Nowy Targ 1-8, 50-141 Wrocław
przez e-mail kum@um.wroc.pl
telefonicznie: +48 71 777 77 77
poprzez skrytkę na ePUAP-ie: /umwroclaw/SkrytkaESP
poprzez e-Doręczenia: AE:PL-95179-82549-VVTFT-27

Inspektor Ochrony Danych

Administrator danych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Jest nim Sebastian Sobecki.
Inspektor to osoba, z którą możesz się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z przysługujących praw związanych z przetwarzaniem danych.

Można się z nim kontaktować w następujący sposób:

listownie na adres: al. Kromera 44, 51-163 Wrocław
przez e-mail: iod@um.wroc.pl
telefonicznie: +48 71 777 77 24
poprzez skrytkę na ePUAP-ie: /umwroclaw/SkrytkaESP
poprzez e-Doręczenia: AE:PL-95179-82549-VVTFT-27

Lista czynności przetwarzania danych osobowych

Cel:

Realizacja zgłoszenia zapotrzebowania na usługę tłumaczenia języka migowego podczas wizyty w Urzędzie Miejskim Wrocławia.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 19 sierpnia 2011 r. o języku migowym i innych środkach komunikowania się (Dz. U. z 2017 r. poz. 1824)
- ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 511).

Zakres przetwarzanych danych:

imię i nazwisko, adres zamieszkania, e-mail, nr telefonu.
Szczególne kategorie danych (art. 9 RODO):

dane dotyczące zdrowia

Okresy przetwarzania danych:

Dane z faktury oraz wniosku o zapotrzebowanie na bezpłatna usługę tłumaczenia języka migowego, umowy - 10 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)

Komórka merytoryczna:

BWB - Biuro Wrocław bez Barier

Cel:

Potwierdzanie, przedłużanie, unieważnianie i zmiana danych użytkowników profilu zaufanego w Urzędzie Miejskim Wrocławia.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
Przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c) Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności realizujących zadania publiczne ( w związku ze stosowanym sposobem autoryzacji użytkowników poprzez login.gov.pl czyli Krajowy Węzeł Identyfikacji Elektronicznej).

Zakres przetwarzanych danych:

Imię (imiona) i nazwisko; adres e-mail, PESEL, nr telefonu komórkowego, identyfikator użytkownika, identyfikator profilu zaufanego e-PUAP, termin ważności profilu, czas dokonania potwierdzenia profilu zaufanego, imię i nazwisko osoby upoważnionej do potwierdzenia profilu zaufanego e-PUAP, rodzaj dokumentu tożsamości, numer dokumentu, kraj wydania dokumentu

Okresy przetwarzania danych:

wszystkie dane zawarte w zasobie - 10 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)

Komórka merytoryczna:

WPO - Wydział Podatków i Opłat

Cel:

Osiągnięcie wysokiej jakości obsługi spraw obywatelskich, przekazywanie odpowiednim służbom informacji o bezpośrednich zagrożeniach życia lub mienia publicznego, realizacja statutowych zadań realizowanych przez Gminę Wrocław na rzecz mieszkańców miasta w zakresie zaspokajania zbiorowych potrzeb wspólnoty.

Podstawa prawna:

zgoda podmiotu danych

Zakres przetwarzanych danych:

imiona, nazwisko, adres zamieszkania, adres e-mail, data urodzenia, numer PESEL, numer telefonu, identyfikator zgłaszającego w Aplikacji Mobilnej.

Okresy przetwarzania danych:

nagrane rozmowy telefoniczne na potrzeby ewentualnych postępowań skargowych - 3 miesiące
Wszystkie dane przetwarzane we wskazanym celu, które są przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody udzielonej przez podmiot danych - Do czasu wycofania zgody, lecz nie dłużej niż przez okres wynikający z kategorii sprawy (celu przetwarzania danych) i przepisów o archiwizacji

Komórka merytoryczna:

WOK - Wydział Organizacyjny i Kadr

Cel:

Zapewnienie sprawnej obsługi klientów poprzez proces internetowej rezerwacji terminu wizyty i jej obsługi.

Podstawa prawna:

zgoda podmiotu danych

Zakres przetwarzanych danych:

1) 5 ostatnich znaków numeru PESEL (5-znakowy symbol umożliwiający identyfikację zarezerwowanego terminu wizyty) , adres e-mail - klientów UMW 2) imię i nazwisko, nazwa konta - pracowników CUI i pracowników UMW

Okresy przetwarzania danych:

dane dotyczące klientów UMW korzystających z systemu internetowej rezerwacji wizyty - 1 dzień po odbyciu zarezerwowanej wizyty
dane dotyczące użytkowników i administratorów systemu informatycznego - 10 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu pracy osoby, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i zadecyduje, czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte

Komórka merytoryczna:

USC - Urząd Stanu Cywilnego

Cel:

Korzystanie przez użytkowników z usług Platformy Informacyjno-Płatniczej (PLIP2)

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
1. Przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c) 2. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (w związku ze stosowanym sposobem autoryzacji użytkowników poprzez login.gov.pl czyli Krajowy Węzeł Identyfikacji Elektronicznej)

Zakres przetwarzanych danych:

Nazwisko; imiona; adres; adres e-mail; adres elektroniczny; numer NIP; PESEL; identyfikator użytkownika na platformie login.gov.pl, kwota zobowiązania, dane dotyczące transakcji płatniczej wynikające z uiszczanego zobowiązania.

Okresy przetwarzania danych:

wszystkie dane przetwarzane na podstawie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (w związku ze stosowanym sposobem autoryzacji użytkowników poprzez login.gov.pl czyli Krajowy Węzeł Identyfikacji Elektronicznej) - 5 lat od stycznia następnego roku po zakończeniu w wydziale ostatniej sprawy z danego symbolu JRWA
wszystkie dane przetwarzane w celu w celu prezentacji zobowiązań podatkowych i cywilnoprawnych za pośrednictwem platformy PLIP oraz w celu rozpatrywania reklamacji w związku z funkcjonowaniem platformy, w tym rozliczania wpłat - do czasu wycofania zgody, lecz nie dłużej niż przez okres czasu wynikający z kategorii sprawy (celu przetwarzania danych) i przepisów o archiwizacji

Komórka merytoryczna:

WPO - Wydział Podatków i Opłat

Cel:

Realizacja sprawy konsumenckiej poprzez zapewnienie bezpłatnego poradnictwa konsumenckiego i informacji prawnej w zakresie ochrony interesów konsumentów, występowanie do przedsiębiorców w sprawach ochrony praw i interesów konsumentów

Podstawa prawna:

zgoda podmiotu danych
przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
ustawa z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów

Zakres przetwarzanych danych:

Imię, nazwisko, adres zamieszkania, adres do korespondencji, e-mail, nr telefonu i inne informacje związane ze sprawą zawarte we wniosku oraz przedłożonej dokumentacji
Szczególne kategorie danych (art. 9 RODO):

dane dotyczące zdrowia

Okresy przetwarzania danych:

Wszystkie dane w zasobie - min. 10 lat, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i podejmie decyzję o zmianie na kat. A - wówczas 25 lat od stycznia następnego roku, a potem AP (wieczyście)

Komórka merytoryczna:

BRK - Biuro Miejskiego Rzecznika Konsumentów

Cel:

Sporządzanie: MPZP i ich zmian; planu ogólnego i SUIKZP i ich zmian; wypisów i wyrysów z SUIKZP; Ustalanie numeracji porządkowej budynków; Zawarcie umów o dzieło; Realizacja zadań dot. zagospodarowania przestrzennego na obszarach nie objętych mpzp; prowadzenie "newslettera planistycznego", rozpatrywanie wniosków o ustalenie lokalizacji inwestycji mieszkaniowych i towarzyszących, Przeprowadzanie badania ankietowego dotyczącego preferencji wyboru nazwy nowej ulicy we Wrocławiu

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym, ustawa z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne; ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, ustawa z dnia 27 kwietnia 2001 r. Prawo ochrony środowiska;
- ustawa z dnia 7 lipca 2023 r. o zmianie ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym oraz niektórych innych ustaw;
- ustawa z dnia 5 lipca 2018 r. o ułatwieniach w przygotowaniu i realizacji inwestycji mieszkaniowych oraz inwestycji towarzyszących;
- ustawa z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej;
- ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej;
- ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym. Na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym oraz art. 3 ust. 1 i art. 36 ustawy z dnia 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym Wydział Planowania Przestrzennego sporządza plan ogólny gminy, miejscowe plany zagospodarowania przestrzennego oraz wykonuje analizy, których podstawą zgodnie z art. 21 ust.1 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. prawo geodezyjne i kartograficzne są dane z ewidencji gruntów i budynków. WPL wydaje decyzje administracyjne dotyczące warunków zabudowy na terenach nieobjętych miejscowymi planami zagospodarowania przestrzennego oraz ustalania lokalizacji inwestycji celu publicznego.

Zakres przetwarzanych danych:

Imię, nazwisko, adres, nr telefonu, nr księgi wieczystej, oznaczenie nieruchomości, dane dot. ekspertów zawierających umowę: imię, nazwisko, adres zamieszkania, NIP, PESEL, data i miejsce urodzenia, nr rachunku bankowego. Imię i nazwisko wnioskodawcy (inwestora), adres zamieszkania, telefon, mail, rodzaj dokumentu - seria i nr; PESEL Imię i nazwisko pełnomocnika, adres do korespondencji, telefon, mail, rodzaj dokumentu - seria i nr; Imię i nazwisko strony postępowania (imiona i nazwiska rodziców), adres zamieszkania, stan cywilny, PESEL nr telefonu (ankieta dot. nazewnictwa ulic).

Okresy przetwarzania danych:

Dane dotyczące opracowania i zmian mpzp, studium, planu ogólnego, ustalania adresów porządkowych, procedowania wniosków dotyczących ustalenia lokalizacji inwestycji mieszkaniowych oraz towarzyszących we Wrocławiu - Wieczyście - w Archiwum Państwowym, po przekazaniu dokumentów po 25 latach ich przechowywania przez administratora danych
Dane dotyczące umowy o dzieło - 10 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)
Dane dotyczące wypisów i wyrysów, wniosków o zmianę mpzp, studium, planu ogólnego, prowadzenia "newslettera planistycznego" - 5 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)
Pliki video z dyskusji publicznej, która odbywa się za pomocą środków porozumiewania się na odległość (online) - Po zakończeniu dyskusji publicznej, która odbywa się za pomocą środków porozumiewania się na odległość (online)
Pliki audio z dyskusji publicznej, która odbywa się za pomocą środków porozumiewania się na odległość (online) - Po sporządzeniu protokołu z dyskusji publicznej, która odbywa się za pomocą środków porozumiewania się na odległość (online)
Dane dot. ustalanie warunków zabudowy i zagospodarowania terenu, ustalania lokalizacji inwestycji celu publicznego, zniesienia współwłasności nieruchomości, sprawozdawczości statystycznej - wieczyście - w Archiwum Państwowym, po przekazaniu dokumentów po 25 latach ich przechowywania przez administratora danych
Dane dot. stwierdzanie wygaśnięcia decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu, wydawania wyrysów, wypisów, zaświadczeń itp. w zakresie planowania i zagospodarowania przestrzennego - 5 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)
nr telefonu - Przechowywanie danych do momentu weryfikacji poprawności oddanego głosu w ankiecie, nie dłużej niż do opracowania raportu z wyników ankiety. Po opracowaniu raportu z wyników dane zostaną usunięte.

Komórka merytoryczna:

WPL - Wydział Planowania Przestrzennego

Cel:

Prowadzenie postępowania o przyznanie stypendium w związku ze złożonym wnioskiem oraz przeprowadzenia ankiety badającej opinię artystów na temat polityki kulturalnej prowadzonej przez Miasto.

Podstawa prawna:

zgoda podmiotu danych
przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
Ustawa z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej oraz na podstawie przepisów ustawy o samorządzie gminnym (lub samorządzie powiatowym)

Zakres przetwarzanych danych:

imię i nazwisko, adres, adres e-mail, numer telefonu, nr rachunku bankowego, PESEL, data i miejsce urodzenia

Okresy przetwarzania danych:

Wszystkie dane - Dane osobowe przetwarzane będą przez 5 lat od stycznia kolejnego roku po zakończeniu sprawy, a w przypadku realizacji wypłaty przez minimum 10 lat, po zakończeniu roku, w którym wypłacono stypendium

Komórka merytoryczna:

WKL - Wydział Kultury

Cel:

Wyłonienie, w drodze konkursu, rezydenta w pracowni grafiki Grafikwerkstatt Dresden.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym

Zakres przetwarzanych danych:

imię i nazwisko, CV, adres, nr rachunku bankowego, adres e-mail, numer telefonu, data i miejsce urodzenia

Okresy przetwarzania danych:

Wszystkie dane - Wieczyście - w Archiwum Państwowym, po przekazaniu dokumentów po 25 latach ich przechowywania przez administratora danych

Komórka merytoryczna:

WKL - Wydział Kultury

Cel:

Wydanie zgody lub odmowy udostępnienia terenu na prezentacje artystyczne

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
ustawa z dnia z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych, ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym

Zakres przetwarzanych danych:

imię i nazwisko, adres do korespondencji, adres e-mail, nr telefonu, nazwa wnioskodawcy

Okresy przetwarzania danych:

Wszystkie dane - 5 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)

Komórka merytoryczna:

WKL - Wydział Kultury

Cel:

Przyznawanie pracowni artystycznych twórcom

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego w związku z ustawą z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym

Zakres przetwarzanych danych:

imię i nazwisko, adres do korespondencji, telefon, e-mail, adres przyznanej pracowni,

Okresy przetwarzania danych:

Wszystkie dane - Wieczyście - w Archiwum Państwowym, po przekazaniu dokumentów po 25 latach ich przechowywania przez administratora danych

Komórka merytoryczna:

WKL - Wydział Kultury

Cel:

Zbieranie, składowanie, porządkowanie, ewidencjonowanie, udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej wytworzonej przez UMW a także jej niszczenie zgodnie z przepisem prawa.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (6.1b)
przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (6.1e)
przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem (6.1f)

Zakres przetwarzanych danych:

imiona, nazwisko, imię ojca, imię matki, adres zamieszkania, miejsce urodzenia, data urodzenia, numer PESEL, seria i numer dowodu osobistego, numer NIP, zawód, miejsce pracy, wykształcenie, przynależność partyjna, nałogi.
Szczególne kategorie danych (art. 9 RODO):

pochodzenie rasowe lub etniczne
poglądy polityczne
przynależność do związków zawodowych
dane dotyczące zdrowia
wyroki skazujące
czyny zabronione lub związane z tym środki bezpieczeństwa
przekonania religijne lub światopoglądowe
dane genetyczne
dane biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej
seksualność lub orientacja seksualna tej osoby

oraz następujące dane wymienione w art. 10 RODO:

wyroki skazujące
czyny zabronione lub związane z tym środki bezpieczeństwa

Okresy przetwarzania danych:

Dane zawarte w dokumentach dot. urządzeń do rejestracji i monitorowania obiegu pism i przesyłek, ewidencji udostępniania dokumentacji w archiwum zakładowym. - 5 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)
Dane zawarte w dokumentach dot. sprawozdawczości z działalności komórek organizacyjnych, udostępniania informacji publicznej, kwerendy archiwalnej w dokumentacji w AZ, doradzania komórkom organizacyjnym w zakresie postępowania z dokumentacją oraz ustalanie terminów przejęcia dokumentacji. - 5 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i zadecyduje, czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte
Dane zawarte w dokumentach dot. profilaktyki i konserwacji dokumentacji w AZ, ochrony mienia jednostki - 10 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i zadecyduje, czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte
Dane zawarte w dokumentach dot. wyjaśnień, interpretacji, opinii, aktów prawnych dot. zagadnień z zakresu obsługi kancelaryjnej, archiwalnej, bibliotecznej, przekazywania dokumentacji spraw niezakończonych między komórkami i jednostkami organizacyjnymi dot. zmian organizacyjnych, ewidencji dokumentacji przechowywanej w AZ, przekazywania materiałów archiwalnych do AP, brakowania dokumentacji niearchiwalnej, skontrum dokumentacji w AZ - wieczyście - w Archiwum Państwowym, po przekazaniu dokumentów po 25 latach ich przechowywania przez administratora danych
Dane zawarte w dokumentach dot. zawartych umów w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych. - 10 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)

Komórka merytoryczna:

WOU - Wydział Obsługi Urzędu