Wyciąg z rejestru czynności przetwarzania administratora danych

Prowadzenie postępowań przez Mediatora oraz Komisję ds. Przeciwdziałania Zjawiskom Niepożądanym w Miejscu Pracy powołaną Zarządzeniem nr K/12/23 Prezydenta Wrocławia z dnia 16 czerwca 2023r.w sprawie przeciwdziałania w UMW zjawiskom niepożądanym w miejscu pracy, w tym: praktyk mobbingowych,dyskryminacji,molestowaniu,w tym seksualnemu,eliminowaniu źródeł powyższych zjawisk w procesie pracy oraz wspieraniu działań sprzyjających budowaniu pozytywnych relacji między pracownikami.

• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
  ustawa z dnia 26 czerwca 1974 Kodeks pracy ustawa z dnia 8 marca 1990 o samorządzie gminnym

Osoby objęte postępowaniem komisji: nazwisko, imię, PESEL, adres korespondencyjny, telefon, stanowisko, uzasadnienie skargi, wysokość wynagrodzenia, stan zdrowia, stosunek pracy, rasa, religia, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientacja seksualna, inne dane pozyskiwane w trakcie prac komisji. Członek komisji: nazwisko, imię, funkcja, telefon służbowy, e-mail służbowy. Ekspert: Imię, nazwisko, funkcja, telefon, e-mail Mediator: imię, nazwisko, funkcja, telefon służbowy, e-mail służbowy
Szczególne kategorie danych (art. 9 RODO):

• pochodzenie rasowe lub etniczne
• poglądy polityczne
• przekonania religijne lub światopoglądowe
• przynależność do związków zawodowych
• dane dotyczące zdrowia
• seksualność lub orientacja seksualna tej osoby

• Dane związane z pracą komisji - Wieczyście – w Archiwum państwowym, po przekazaniu dokumentów po 25 latach ich przechowywania przez administratora danych

Rejestracja aktu prawnego i umieszczenie go w zbiorze - cel przetwarzania danych w treści aktów prawnych zależy od regulowanego przedmiotu, w szczególności: przyznanie stypendiów i nagród, rozpatrzenie wniosków i uwag do projektu studium oraz miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego, obrót nieruchomościami i lokalami, odszkodowania, bonifikaty i inne.

• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
  Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu archiwów zakładowych

imiona, nazwisko, imię matki i ojca, nazwisko rodowe, nazwisko rodowe matki, adres zamieszkania, adres zameldowania, adres do korespondencji, adres e-mail

• wszystkie dane w zasobie informacyjnym - wieczyście - w Archiwum Państwowym, po przekazaniu dokumentów po 25 latach ich przechowywania przez administratora danych

1. Realizacja obowiązku meldunkowego określonego w ustawie z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności ( t.j. Dz.U. 2021 r.,poz.510 z późn.zm.). 2. Aktualizacja danych na podstawie wytworzonej dokumentacji. 3. Udostępnianie danych i wydawanie zaświadczeń. 4. Poświadczanie własnoręczności podpisu na formularzach rentowych lub emerytalnych wymagane przez zakłady emerytalne za granicą. 5. Prowadzenie postępowań w sprawach meldunkowych.  

• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
  • ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności ( t.j. Dz.U. 2021 r.,poz.510 z późn.zm.).

- nazwisko i imię (imiona); - nazwisko rodowe; - imiona i nazwiska rodowe rodziców; - numery PESEL rodziców, jeżeli zostały im nadane; - data urodzenia; - miejsce urodzenia; - kraj urodzenia; - stan cywilny; - oznaczenie aktu urodzenia i urzędu stanu cywilnego, w którym został on sporządzony; - płeć; - nr PESEL; - obywatelstwo albo status bezpaństwowca, - imię i nazwisko rodowe oraz numer PESEL małżonka, jeżeli został mu nadany; - data zawarcia związku małżeńskiego, oznaczenie aktu małżeństwa i urzędu stanu cywilnego, w którym został on sporządzony, data rozwiązania związku małżeńskiego, sygnatura akt i oznaczenie sądu, który rozwiązał małżeństwo, sygnatura akt i oznaczenie sądu, który ustalił nieistnienie małżeństwa, sygnatura akt i oznaczenie sądu, który unieważnił małżeństwo, data zgonu małżonka albo data znalezienia jego zwłok, oznaczenie jego aktu zgonu i urzędu stanu cywilnego, w którym ten akt został sporządzony; - adres i data zameldowania na pobyt stały; - kraj miejsca zamieszkania; - kraj poprzedniego miejsca zamieszkania; - data wymeldowania z miejsca pobytu stałego; - adres i data zameldowania na pobyt czasowy oraz data upływu deklarowanego terminu pobytu; - data wymeldowania z miejsca pobytu czasowego; - data wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej trwającego dłużej niż 6miesięcy i wskazanie kraju wyjazdu; - przewidywany okres pobytu poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej trwającego dłużej niż 6 miesięcy; - data powrotu z wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej trwającego dłużej niż 6 miesięcy; - seria, nr i data ważności ostatniego wydanego dowodu osobistego obywatela polskiego oraz oznaczenie organu wydającego dokument; - seria, nr i data ważności ostatniego wydanego paszportu obywatela polskiego; - seria, nr i data ważności ważnego dokumentu podróży cudzoziemca lub innego ważnego dokumentu potwierdzającego tożsamość i obywatelstwo; - status cudzoziemca oznaczony jako: UE, CUE, NUE, UKR -data zgonu albo znalezienia zwłok, USC

• dokumentacja dotycząca spraw meldunkowych - 10 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)
• dokumentacja dotycząca aktualizacji danych w ewidencji ludności, dokumentacja dotycząca udostępniania danych oraz wydawanych zaświadczeń - 5 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)
• dokumentacja z zakresu ewidencji ludności po 50 latach oceniana pod kątem możliwości brakowania - 50 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)
• dane w systemie informatycznym na podstawie art. 12 ustawy o ewidencji ludności - bezterminowo

1. Wydawanie decyzji zezwalających na uprawę maku i konopi włóknistych 2. Księgowanie i rozliczenie zapłaconej opłaty skarbowej

• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
  • ustawa z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii
  • ustawa z dnia 14 czerwca 1960r. kodeks postępowania administracyjnego
  • uchwała Sejmiku Województwa Dolnośląskiego w sprawie określenia ogólnej powierzchni przeznaczonej pod uprawę maku i konopi włóknistych w województwie dolnośląskim oraz rejonizacja tych upraw w danym roku. W roku poprzedzającym t.j. do 31 grudnia Producent rolny zamierzający prowadzić uprawę musi poinformować o tym fakcie odpowiedni urząd Gminy. Następnie dane te są przekazywane do Wojewody.

Dane wnioskodawcy: imię i nazwisko, adres zamieszkania, adres do korespondencji, dane ewidencyjne nieruchomości, numer telefonu, adres e-mail, oświadczenie wnioskodawcy o niekaralności, potwierdzenie uiszczenia opłaty za zezwolenie (numer konta bankowego w przypadku wygenerowanego potwierdzenia płatności elektronicznej) Dane pełnomocnika: imię i nazwisko, adres do korespondencji Pesel, NIP lub Regon w przypadku, gdy Wnioskodawca przedkłada zobowiązanie o przetwarzaniu konopi włóknistych we własnym zakresie, zgodnie z art. 47 ust 3a i 3b ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii Dane Producenta rolnego znajdujące się w umowie kontraktacji lub jej załącznikach, którą należy przedłożyć przy składaniu wniosku: Imię i nazwisko, adres, Pesel, numer dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość (jeśli Producent rolny jest osobą fizyczną), numer rachunku bankowego

• Dane zwykłe osób fizycznych (producentów rolnych); JRWA: kat. BE5 - 5 lat
• Pozostałe dane - Wieczyście- w Archiwum Państwowym, po przekazaniu dokumentów po 25 latach ich przechowywania przez administratora danych

Wykonywanie czynności procesowych i prowadzenie spraw sądowych, w których Gmina Wrocław jest powodem, pozwanym, wnioskodawcą, uczestnikiem postępowania, skarżącym albo skarżonym, przez jej pełnomocników procesowych.

• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
  • ​ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn, zm).

imiona, nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL.

• Wszystkie dane - 10 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i zadecyduje, czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte

Rozpatrzenie wniosków o umarzanie, odraczanie lub rozłożenie na raty spłaty należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny

• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)

Nazwiska i imiona, rodzaj karty (URBANCARD/Elektroniczna Legitymacja Studencka /URBANCARD EP/inna), PESEL/NIP , data urodzenia, adres zamieszkania lub pobytu, numer telefonu, e-mail, nr rachunku bankowego, dane osobowe osób pozostających we wspólnym gospodarstwie majątkowym, faktury opłat, orzeczenia o stopniu niepełnosprawności, rodzaj choroby.
Szczególne kategorie danych (art. 9 RODO):

• dane dotyczące zdrowia

• Uchwała Nr XLVII/1415/10 Rady Miejskiej Wrocławia z dnia 18 marca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad, sposobu i trybu umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłaty należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny przypadających Gminie Wrocław lub jej jednostkom organizacyjnym oraz wskazania organu i osób do tego uprawnionych (Dz. Urz. Woj. Dolnośląskiego z 2022 r., poz. 788) - 5 lat od stycznie roku następnego po zakończeniu sprawy

​Realizacja składanych wniosków na podst przepisów ustawy z 29 lipca 2005 r. o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego w prawo własności nieruchomości w celu przekształcenia użytkowania wieczystego we własność nieruchomości. Wydanie zaświadczeń oraz realizacja składanych wniosków na podstawie ustawy z 20 lipca 2018 r. o przekszt użytkowania prawa wieczystego gruntów zabudowanych na cele mieszkaniowe w prawo własności tych gruntów w celu przekształcenia użytkow wieczystego we własność nieru

• zgoda podmiotu danych
• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
  • ​ustawa z dnia 29 lipca 2005 r. o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego w prawo własności nieruchomości (Dz. U. z 2019 r. poz. 1314, z 2023 r. poz. 1464)
  • ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego gruntów zabudowanych na cele mieszkaniowe w prawo własności tych gruntów (Dz. U. z 2023 r. poz 904, 1586)

imiona, nazwisko, adres zamieszkania, adres nieruchomości, numer księgi wieczystej, nr telefonu, adres e-mail, adres zameldowania, nr PESEL, informacje o stanie zdrowia, inne dane - zwolnienia z ustawy.
Szczególne kategorie danych (art. 9 RODO):

• dane dotyczące zdrowia

• wszystkie dane - wieczyście - w Archiwum Państwowym, po przekazaniu dokumentów po 25 latach ich przechowywania przez administratora danych

Przeprowadzenie konkursu na wybór najlepszych obiektów spośród tych, których budowa zakończyła się w okresie poprzedzającym kolejną edycję konkursu.

• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
  Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym.

imię, nazwisko, adres do korespondencji, adres e-mail, numer telefonu

• Wszystkie dane - 5 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu konkursu - sprawy (realizacji celu przetwarzania)

Przeprowadzenie procesu naboru na wolne stanowisko urzędnicze

• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
  Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych oraz ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.

imię (imiona) i nazwisko - obywatelstwo - miejsce zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego (nazwa miejscowości deklarowana przez kandydata) - wykształcenie (zgodnie z określonym w ogłoszeniu wymogiem niezbędnym) - specjalizacja (zgodnie z określonym w ogłoszeniu wymogiem niezbędnym) - uprawnienia (zgodnie z określonym w ogłoszeniu wymogiem niezbędnym) - doświadczenie zawodowe (zgodnie z określonym w ogłoszeniu wymogiem niezbędnym) - dot. posiadania pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystania z pełni praw publicznych - dot. nieskazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe - dot. znajomości języka polskiego (w przypadku osób nieposiadających obywatelstwa polskiego) - dot. niepełnosprawności (w przypadku kandydata, który zamierza skorzystać z uprawnienia, o którym mowa w ustawie o pracownikach samorządowych) - data urodzenia - dane kontaktowe (niezbędne do kontaktu z kandydatem: tel. i/lub e-mail) - przebieg dotychczasowego zatrudnienia (niezbędny do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku)
Szczególne kategorie danych (art. 9 RODO):

• dane dotyczące zdrowia

• Dokumenty aplikacyjne kandydatów uczestniczących w naborze (dopuszczonych do udziału w naborze), za wyjątkiem kandydatów wpisanych do protokołu z przeprowadzonego naboru zewnętrznego - Po upływie miesiąca od dnia opublikowania Informacji o wyniku naboru w BIP lub w HCL Notes
• Dokumenty aplikacyjne kandydatów wpisanych do protokołu z przeprowadzonego naboru zewnętrznego, za wyjątkiem kandydata wyłonionego w naborze - Po upływie 3 miesięcy od dnia zatrudnienia kandydata wyłonionego w naborze zewnętrznym
• - imię (imiona) i nazwisko oraz miejsce zamieszkania w myśl Kodeksu cywilnego kandydatów spełniających wymagania formalne określone w ogłoszeniu o naborze zewnętrznym, - imię (imiona) i nazwisko kandydatów spełniających wymagania formalne określone w ogłoszenie o naborze wewnętrznym, - Po upływie 5 lat
• Imię (imiona) i nazwisko oraz miejsce zamieszkania w myśl Kodeksu Cywilnego kandydatów wpisanych do protokołu z przeprowadzonego naboru zewnętrznego. - Dane przechowywane wieczyście w Archiwum Państwowym, po przekazaniu dokumentów po 25 latach ich przechowywania przez administratora danych
• Dokumenty aplikacyjne kandydatów którzy nie są dopuszczeni do udziału w naborze w przypadku złożenia dokumentów: - bez zastrzeżonej formy papierowej - drogą elektroniczną - przed terminem umieszczenia ogłoszenia o naborze w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na tablicy informacyjnej Urzędu w budynku przy placu Nowy Targ 1-8 - po terminie określonym w ogłoszeniu o naborze - bez podania nazwy stanowiska zamieszczonego w ogłoszeniu o naborze. - Po upływie miesiąca od dnia wpływu dokumentów do Urzędu
• Dane przetwarzane w systemach informatycznych. - Nieokreślony

Dopełnienie obowiązków określonych w przepisach prawa – obowiązek prowadzenia audytu wewnętrznego wynika z art. 274 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 869).

• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
  • ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 869)

Imię, nazwisko, stanowisko, lokalizacja, miejsce w strukturze organizacyjnej oraz w zależności od zakresu przedmiotowego zadania audytowego - dane zawarte w dokumentach komórki audytowanej.
Szczególne kategorie danych (art. 9 RODO):

• dane dotyczące zdrowia

• Wszystkie dane - Wieczyście - w Archiwum Państwowym, po przekazaniu dokumentów po 25 latach ich przechowywania przez administratora danych