Wyciąg z rejestru czynności przetwarzania administratora danych

Jakie informacje są prezentowane na tej stronie

Na tej stronie prezentowany jest wyciąg z rejestru czynności przetwarzania danych osobowych prowadzonego przez administratora danych. Informacje mają charakter poglądowy oraz informacyjny i są przeznaczone przede wszystkim dla podmiotów danych (osób, których dane są przetwarzane). Nie jest to formalny i pełny rejestr czynności przetwarzania danych osobowych w rozumieniu artykułu 30 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO).

Dane są aktualizowane automatycznie raz dziennie.

Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Prezydent Wrocławia bądź Gmina Wrocław z siedzibą we Wrocławiu.
Z administratorem można się skontaktować w następujący sposób:

listownie na adres: pl. Nowy Targ 1-8, 50-141 Wrocław
przez e-mail kum@um.wroc.pl
telefonicznie: +48 71 777 77 77

Inspektor Ochrony Danych

Administrator danych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Jest nim Sebastian Sobecki.
Inspektor to osoba, z którą możesz się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z przysługujących praw związanych z przetwarzaniem danych.

Można się z nim kontaktować w następujący sposób:

listownie na adres: al. Kromera 44, 51-163 Wrocław
przez e-mail: iod@um.wroc.pl
telefonicznie: +48 71 777 77 24.

Lista czynności przetwarzania danych osobowych

Cel:

Zbieranie i przetwarzanie wniosków dotyczących: likwidacji barier architektonicznych (zbyt wysokie krawężniki na ciągach pieszych), uzupełnienie przestrzeni w małą architekturę, zgodnie z potrzebami użytkowników (ławki, stojaki rowerowe)

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
Ustawa z dnia 8 marca 1990 o samorządzie gminnym

Zakres przetwarzanych danych:

imię i nazwisko, kod pocztowy miejsca zamieszkania, numer telefonu, adres e-mail, adres IP

Okresy przetwarzania danych:

- 5 lat, następnie Archiwum Państwowe po ekspertyzie dokumentów może podjąć decyzje o ich zniszczeniu lub przekwalifikować na kat.A i wtedy okres przetwarzania w UMW to UMW przez 25 lat

Komórka merytoryczna:

WMM - Wydział Mobilności Miejskiej

Cel:

Komunikacja z partnerami projektu

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym rozdz. 2 art. 7 ust.1 pkt 20

Zakres przetwarzanych danych:

Imię i nazwisko Miejsce pracy / dane pracodawcy Telefon służbowy E-mail służbowy

Okresy przetwarzania danych:

Wszystkie dane w zasobie - Przechowywanie wieczyste (JRWA 042)

Komórka merytoryczna:

WSS - Wydział Partycypacji Społecznej

Cel:

Realizacja procedury uchwałodawczej w związku z wnioskiem złożonym przez grupę mieszkańców.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 8 marca 1990 r., o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2017 r., 1875),
- uchwała nr XXVI/276/96 Rady Miejskiej Wrocławia z dnia 17 maja 1996 r. w sprawie przyjęcia Statutu Wrocławia w brzmieniu uzgodnionym z Prezesem Rady Ministrów (t.j. Dz. Urz. Woj. Dolnośląskiego 2017 r..poz. 3965.).

Zakres przetwarzanych danych:

imiona, nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL, podpis, adres, informacja, czy osoba popierająca projekt posiada czynne prawo wyborcze i jest wpisana do stałego rejestru wyborców.

Okresy przetwarzania danych:

Wszystkie dane - Wieczyście - w Archiwum Państwowym, po przekazaniu dokumentów po 25 latach ich przechowywania przez administratora danych

Komórka merytoryczna:

BRM - Biuro Rady Miejskiej

Cel:

Rozpatrzenie petycji.

Podstawa prawna:

zgoda podmiotu danych
przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach (Dz. U. z 2014 r., poz. 1195).

Zakres przetwarzanych danych:

nazwisko, imię, adres zamieszkania, adres e-mail, nazwa podmiotu wnoszącego petycję, adres siedziby podmiotu wnoszącego petycję.

Okresy przetwarzania danych:

Wszystkie dane - Wieczyście - w Archiwum Państwowym, po przekazaniu dokumentów po 25 latach ich przechowywania przez administratora danych
wszystkie dane przetwarzane we wskazanym celu, które są przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody udzielonej przez podmiot danych - do czasu wycofania zgody, lecz nie dłużej niż przez okres wynikający z kategorii sprawy (celu przetwarzania danych) i przepisów o archiwizacji

Komórka merytoryczna:

WSS - Wydział Partycypacji Społecznej

Cel:

Prowadzenie konsultacji społecznych z mieszkańcami Wrocławia, w szczególności zbieranie i przetwarzanie wniosków dotyczących: -Wrocławskiego Budżetu Obywatelskiego -Funduszu Osiedlowego -miejsc i lokali stosujących zasady proekologiczne w swojej codziennej działalności. Informowanie mieszkańców Wrocławia o ważnych inicjatywach i wydarzeniach publicznych. Działania strony społecznej w zakresie funkcjonowania zespołu ds. reformy jednostek pomocniczych Wrocławia.

Podstawa prawna:

zgoda podmiotu danych
przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym

Zakres przetwarzanych danych:

imię i nazwisko, adres korespondencyjny, kod pocztowy miejsca zamieszkania informacja czy lider jest pełnoletni adres korespondencyjny przedstawiciela ustawowego osoby niepełnoletniej nazwa podmiotu reprezentowanego numer ewidencyjny PESEL, numer paszportu, numer telefonu, adres e-mail, numer IP, kategoria miejsca, nazwa miejsca, opis miejsca, adres miejsca – w ramach akcji „Wrocław nie marnuje”, funkcja głos wizerunek

Okresy przetwarzania danych:

Dane osobowe mieszkańców biorących udział w konsultacjach społecznych oraz członków zespołu ds. reformy jednostek pomocniczych Wrocławia oraz uczestników spotkań tego zespołu - min. 5 lat, nast. AP podejmie dec. o ich zniszczeniu lub przekwalifikowaniu na kat. A i wtedy będą przetwarzane min. 25 lat, a nast. wieczyście
Dane osób biorących udział w głosowaniu. - Do czasu rozstrzygnięcia wyników glosowania na projekty. Po tym czasie zostaną bezpowrotnie usunięte.
Dane osób informowanych o inicjatywach i wydarzeniach publicznych. - Do czasu odbycia sie wydarzenia lub zakończenia się danej inicjatywy, po tym czasie zostaną bezpowrotnie usunięte.
Dane osobowe uczestników szkoleń on-line/webinarium - na czas odbycia się wydarzenia oraz publikacji materiału na stronie www

Komórka merytoryczna:

WSS - Wydział Partycypacji Społecznej

Cel:

Nawiązanie i zacieśnianie współpracy z osobami związanymi z branżą turystyczną i mediami w celu realizacji przedsięwzięć związanych z promocją miasta, m.in. informowania o wydarzeniach, atrakcjach, spotkaniach, materiałach promocyjnych i turystycznych.

Podstawa prawna:

zgoda podmiotu danych
przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2016 r. Nr 446)

Zakres przetwarzanych danych:

imiona, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, zawód, miejsce pracy, adres strony internetowej, nr licencji, nazwa reprezentowanych mediów.

Okresy przetwarzania danych:

Pozostałe dane - 10 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i zadecyduje, czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte
Wszystkie dane przetwarzane we wskazanym celu, które są przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody udzielonej przez podmiot danych - Do czasu wycofania zgody, lecz nie dłużej niż przez okres wynikający z kategorii sprawy (celu przetwarzania danych) i przepisów o archiwizacji

Komórka merytoryczna:

WPM - Wydział Promocji Miasta i Turystyki

Cel:

Realizacja czynności związanych z wdrażaniem oraz rozliczeniem Planu Zrównoważonej Mobilności dla Miejskiego Obszaru Funkcjonalnego Wrocławia (PZM MOFW)

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
art. 10 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym z dnia 8 marca 1990 r.
przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (6.1e)

Zakres przetwarzanych danych:

imię, nazwisko, adres e-mail służbowy, telefon służbowy stacjonarny lub komórkowy

Okresy przetwarzania danych:

Wszystkie dane zawarte w zasobie informacyjnym - Dane osobowe będą przetwarzane przez Urząd Miejski Wrocławia przez 25 lat od stycznia kolejnego roku po zakończeniu sprawy, następnie zostaną przekazane do AP gdzię bedą przetwarzane wieczyście

Komórka merytoryczna:

BIT - Biuro Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych

Cel:

Przyjmowanie, przechowywanie i wydawanie rzeczy znalezionych, poszukiwanie osób uprawnionych do odbioru rzeczy znalezionych, wzywanie osób uprawnionych do odbioru rzeczy, udzielanie informacji o przechowywaniu rzeczy, prowadzenie wykazu rzeczy znalezionych.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
1) ustawa o rzeczach znalezionych z dnia 20 lutego 2015 r. 2) zarządzenie nr 8005/17 Prezydenta Wrocławia z dnia 19 września 2017 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Biura Rzeczy Znalezionych 3) ustawa Kodeks Cywilny z dnia 23 kwietnia 1964 r. 4) ustawa o likwidacji niepodjętych depozytów z dnia 18 października 2006 r.

Zakres przetwarzanych danych:

imię, nazwisko, adres zamieszkania W przypadku odbioru rzeczy: nr dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby uprawnionej do odbioru rzeczy znalezionej

Okresy przetwarzania danych:

wszystkie dane - 5 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)-zwrócono rzecz znalezioną lub przyjęto na własność
dane objęte ekspertyzą dokumentacji ze względu na jej charakter, treść i znaczenie - okres przetwarzania może zostać wydłużony o okres wskazany w ekspertyzie archiwalnej

Komórka merytoryczna:

DIT - Departament Infrastruktury i Transportu

Cel:

Współpraca Gminy Wrocław z organizacjami pozarządowymi działającymi na terenie Wrocławia w zakresie finansowym i niefinansowym, w szczególności zawieranie umów dotacyjnych zgodnie z przepisami prawa.

Podstawa prawna:

zgoda podmiotu danych
przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,
- ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami
- ustawa z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach

Zakres przetwarzanych danych:

imię, nazwisko, adres zamieszkania, adres e-mail, data urodzenia, miejsce urodzenia, numer PESEL, numer telefonu, seria i numer dowodu osobistego, zawód, miejsce pracy, wykształcenie, dane zawarte w dokumentacji powstałej i powstającej przy realizacji zadań publicznych.

Okresy przetwarzania danych:

imię, nazwisko, telefon, e-mail, PESEL, seria i numer dowodu osobistego, miejsce pracy, data urodzenia, miejsce urodzenia, dane zawarte w dokumentacji powstałej i powstającej przy realizacji zadań publicznych – w procesach: 1. Dotacje z ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie 2. Dotacje z art. 19a ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie - 10 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i zadecyduje, czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte
imię , nazwisko, telefon, e-mail, PESEL - w procesie dotacji z art. 12 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie - 5 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i zadecyduje, czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte
imię i nazwisko, PESEL, adres zamieszkania, adres e-mail, nr telefonu– w procesach monitorowania działalności fundacji oraz imię, nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, wykształcenie, zawód – w procesie WRPP - Wieczyście - w Archiwum Państwowym, po przekazaniu dokumentów po 25 latach ich przechowywania przez administratora danych
wszystkie dane przetwarzane we wskazanym celu, które są przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody udzielonej przez podmiot danych - do czasu wycofania zgody, lecz nie dłużej niż przez okres wynikający z kategorii sprawy

Komórka merytoryczna:

WSS - Wydział Partycypacji Społecznej

Cel:

Wskazywanie osób uprawnionych do zawarcia umowy najmu lokalu mieszkalnego w zasobach TBS Wrocław Sp. z o. o.

Podstawa prawna:

zgoda podmiotu danych
przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 8 grudnia 2006 r. o finansowym wsparciu niektórych przedsięwzięć mieszkaniowych;
- ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu Cywilnego;
- ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny;
- ustawa z dnia 20 lipca 2018r. o pomocy państwa w ponoszeniu wydatków mieszkaniowych w pierwszych latach najmu mieszkania;
- inne ustawy szczególne.

Zakres przetwarzanych danych:

imię i nazwisko, data i miejsce urodzenia, numer PESEL, adres zamieszkania lub pobytu, numer telefonu, adres e- mail, dane finansowe, stan cywilny, stan rodzinny, orzeczenia w sprawie sprawowania władzy rodzicielskiej i pieczy nad dzieckiem, identyfikator ePUAP.
Szczególne kategorie danych (art. 9 RODO):

dane dotyczące zdrowia

Okresy przetwarzania danych:

W sprawach należących do kat. Arch. A - Wieczyście
W pozostałym zakresie spraw - Zgodnie z kat. arch. B5, B10, BE10

Komórka merytoryczna:

WLM - Wydział Lokali Mieszkalnych

Cel:

Obsługa procesu wyboru ławników.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz.U. Nr 98, poz. 1070 z późn. zm.)

Zakres przetwarzanych danych:

imiona, nazwisko, imię ojca, imię matki, adres zamieszkania, data urodzenia, miejsce urodzenia, numer PESEL, numer telefonu, zawód, miejsce pracy, wykształcenie, status zawodowy kandydata,wskazanie od ilu lat kandydat mieszka na terenie gminy, wskazanie od ilu lat kandydat jest zatrudniony lub prowadzi działalność gospodarczą na terenie gminy, doświadczenie w pracy społecznej, motywy kandydowania na ławnika, dane podmiotu zgłaszającego,nazw podmiotu i oznaczenie siedziby,informacja o pełnieniu funkcji ławnika w poprzedniej kadencji,informacja do orzekania w którym sądzie (okręgowym lub rejonowym) proponowany jest kandydat,informacja czy zgłaszany kandydat kandydat jest proponowany do orzekania w sprawach z zakresu prawa pracy wraz ze zwięzłym uzasadnieniem potwierdzającym szczególną znajomość spraw pracowniczych
Szczególne kategorie danych (art. 9 RODO):

dane dotyczące zdrowia
wyroki skazujące
czyny zabronione lub związane z tym środki bezpieczeństwa

Okresy przetwarzania danych:

Wszystkie dane - 5 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i zadecyduje, czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte

Komórka merytoryczna:

BRM - Biuro Rady Miejskiej

Cel:

Kompleksowa obsługa procesu przeprowadzania wyborów do Rad Osiedli, dopełnienie obowiązków określonych w przepisach prawa.

Podstawa prawna:

zgoda podmiotu danych
przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. u.2016 r., Nr 446, poz. 1579, z późn. zm)
- uchwała nr XXXIV/715/16 Rady Miejskiej Wrocławia z dnia 22 grudnia 2016 r. zmieniająca uchwałę w sprawie nadania statutów osiedli (Dz. Urzęd. Woj. Doln. z 2017 r., poz. 25)

Zakres przetwarzanych danych:

imiona, nazwisko, imię ojca, imię matki, nazwisko rodowe, adres zamieszkania, adres do korespondencji, adres e-mail, data urodzenia, miejsce urodzenia, numer PESEL, numer telefonu, seria i numer dowodu osobistego,numer NIP, zawód, miejsce pracy, nr rachunku bankowego, wykształcenie,właściwy urząd skarbowy, aktualny status osoby, data ustalenia/zmiany statusu, pełniona funkcja, pozycja w hierarchii, status osoby w rejestrze wyborców, powiązanie osoby z konkretną OKW, nr OKW, powiązanie osoby z komitetem wyborczym, komitet wyborczy (nazwa długa, nazwa krótka, identyfikator wewnętrzny), stan formalnej poprawności i lista ewentualnych uchybień, obywatelstwo (kraj), informacja na temat wypłacania diet lub wynagrodzenia umownego, informacje o tytułach, okresach i kwotach wypłat, indywidualny nr umowy, informacje dotyczące osoby do celów podatkowych (czy: stałe zatrudnienie, prowadzi własną działalność gospodarczą, opłata ubezpieczenia chorobowego, nie ma nr NIP, student, pracownik UMW, bezrobotny, emeryt), płatność w kasie, na rachunek bankowy (ewentualnie inne informacje typu "zajęcie komornicze"), dodatkowe uwagi o płatności (dowolny tekst), dodatkowe dane personalne, przynależność partyjna
Szczególne kategorie danych (art. 9 RODO):

poglądy polityczne

Okresy przetwarzania danych:

Dane kandydatów zgromadzone w związku z członkostwem w komisji obwodowej i referendalnej - 5 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)
Pozostała dokumentacja wyborcza oraz dane zawarte w systemie informatycznym CUI - 5 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)
pozostałe dane związane z wypłatą diet - 5 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)
Wszystkie dane przetwarzane we wskazanym celu, które są przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody udzielonej przez podmiot danych - Do czasu wycofania zgody, lecz nie dłużej niż przez okres wynikający z kategorii sprawy (celu przetwarzania danych) i przepisów o archiwizacji

Komórka merytoryczna:

WOK - Wydział Organizacyjny i Kadr

Cel:

Wydanie dowodu osobistego.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych.

Zakres przetwarzanych danych:

imię, nazwisko, imię ojca, imię matki, nazwisko rodowe, adres do korespondencji, adres e-mail, data urodzenia, miejsce urodzenia, numer PESEL, numer telefonu, imiona ,nazwisko rodowe matki, płeć, obywatelstwo, powód ubiegania się o wydanie dowodu osobistego, fotografia.

Okresy przetwarzania danych:

Wszystkie dane zawarte w dokumentacji wydanej po 2010 r. - 10 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)
Wszystkie dane zawarte w dokumentacji wydanej w okresie 1980 r. - 2010 r. - 50 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i zadecyduje, czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte
Wszystkie dane zawarte w dokumentacji wydanej do 1979 r. (włącznie). - Wieczyście - w Archiwum Państwowym, po przekazaniu dokumentów po 25 latach ich przechowywania przez administratora danych

Komórka merytoryczna:

WSO - Wydział Spraw Obywatelskich

Cel:

Wypełnienie obowiązków gminy wobec OSP

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
ustawa z 17 grudnia 2021 r. o ochotniczych strażach pożarnych

Zakres przetwarzanych danych:

imię, nazwisko, data i miejsce urodzenia, PESEL, numer i seria dowodu osobistego, adres zamieszkania, adres do korespondencji, numer rachunku bankowego, numer telefonu, kategoria i numer prawa jazdy

Okresy przetwarzania danych:

wszystkie przetwarzane dane osobowe - 5 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i zadecyduje, czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte

Komórka merytoryczna:

WBZ - Wydział Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego

Cel:

Wydawanie pozwoleń i zaleceń konserwatorskich wnioskodawcom.

Podstawa prawna:

zgoda podmiotu danych
przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)

Zakres przetwarzanych danych:

imię, nazwisko, adres zamieszkania, adres do korespondencji, adres e-mail, numer telefonu.

Okresy przetwarzania danych:

Pozostałe dane - Wieczyście - w Archiwum Państwowym, po przekazaniu dokumentów po 25 latach ich przechowywania przez administratora danych
Wszystkie dane przetwarzane we wskazanym celu, które są przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody udzielonej przez podmiot danych - Do czasu wycofania zgody, lecz nie dłużej niż przez okres wynikający z kategorii sprawy (celu przetwarzania danych) i przepisów o archiwizacji

Komórka merytoryczna:

WAZ - Wydział Architektury i Zabytków

Cel:

Wydanie pozwolenia na sprowadzenie zwłok i szczątków ludzkich na sprowadzenie z zagranicy w celu ich pochowania na terenie Gminy Wrocław.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych.

Zakres przetwarzanych danych:

imię, nazwisko, nazwisko rodowe, adres zamieszkania, data urodzenia, miejsce urodzenia, adres zamieszkania lub pobytu, numer telefonu, imiona, ostatnie miejsce zamieszkania, data i miejscowość zgonu, miejscowość z której zwłoki lub szczątki ludzkie zostaną przewiezione, miejsce pochówku we Wrocławiu, dane osoby lub podmiotu dokonującego pochówku, nr dokumentu tożsamości wnioskodawcy, stopień pokrewieństwa do osoby zmarłej, imię i nazwisko wnioskodawcy, adres zamieszkania wnioskodawcy, telefon kontaktowy wnioskodawcy

Okresy przetwarzania danych:

wszystkie dane - Wieczyście - w Archiwum Państwowym, po przekazaniu dokumentów po 25 latach ich przechowywania przez administratora danych

Komórka merytoryczna:

USC - Urząd Stanu Cywilnego

Cel:

Wypełnienie obowiązków gminy wobec OSP

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
ustawa z 17 grudnia 2021 r. o ochotniczych strażach pożarnych

Zakres przetwarzanych danych:

imię, nazwisko, data i miejsce urodzenia, PESEL, numer i seria dowodu osobistego, adres zamieszkania, adres do korespondencji, numer rachunku bankowego, numer telefonu, kategoria i numer prawa jazdy

Okresy przetwarzania danych:

wszystkie przetwarzane dane osobowe - 5 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i zadecyduje, czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte

Komórka merytoryczna:

WBZ - Wydział Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego

Cel:

Dokumentacja zarchiwizowana, służy do wydawania zaświadczeń o prowadzeniu gospodarstwa lub pracy pracy na gospodarstwie w celach emerytalnych.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- dekret z dnia 6 września 1946 r. o ustroju rolnym i osadnictwie na obszarze Ziem Odzyskanych i byłego Wolnego Miasta Gdańska (Dz.U. Nr49, poz.. 279 z późn. zm.)
- dekret z dnai 6 września 1951 r. o ochronie i uregulowaniu właśności osadniczych gospodarstw chłopskich na obszarze Ziem Odzyskanych (Dz.U. Nr 46, poz. 340 z późn. zm.)

Zakres przetwarzanych danych:

imiona, nazwisko, imię ojca, imię matki, miejsce urodzenia, data urodzenia

Okresy przetwarzania danych:

Pozostałe dane przetwarzane w ramach zasobu - Wieczyście - w Archiwum Państwowym, po przekazaniu dokumentów po 25 latach ich przechowywania przez administratora danych
Dane zawarte w zaświadczeniach o latach pracy na gospodarstwie - 5 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)

Komórka merytoryczna:

WSR - Wydział Środowiska

Cel:

Wydawanie zaświadczeń w sprawach podatkowych i innych należności pobieranych przez DFP.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego,
- ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa.

Zakres przetwarzanych danych:

imię i nazwisko/nazwa podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, data urodzenia, PESEL, NIP, nr telefonu, adres zamieszkania/siedziby, adres do doręczeń, adres elektroniczny ePUAP, dane upoważnionego (imię, nazwisko, adres, rodzaj, seria i numer dokumentu tożsamości, nr telefonu), kod kontrahenta, informacje ws. wniosku o wydanie zaświadczenia.

Okresy przetwarzania danych:

wszystkie dane zawarte w zasobie. - 5 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)

Komórka merytoryczna:

WPO - Wydział Podatków i Opłat

Cel:

Udzielenie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych przez organ zezwalający na terenie Gminy Wrocław.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz.U. z 2015 r. poz. 1286 z późn. zm.)

Zakres przetwarzanych danych:

imiona,nazwisko, adres zamieszkania, adres e-mail, numer telefonu, numer NIP, Informacje dotyczące prowadzonej działalności gospodarczej,

Okresy przetwarzania danych:

Wszystkie dane - 3 lata od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)

Komórka merytoryczna:

WZD - Wydział Zdrowia i Spraw Społecznych

Cel:

Przetwarzanie danych jest niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikajacego z przepisów prawa - ustawy z dnia 6 wrzesnia 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U.2017.2200).

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 6 wrzesnia 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U z 2013 r., poz. 1414 z póżn. zm.)

Zakres przetwarzanych danych:

nazwisko i imiona, adres zamieszkania, adres prowadzenia działalności gospodarczej, PESEL, NIP, dane pojazdu, tytuł prawny pojazdu, dane z licencji i wypisów, dane dotyczące skazań, orzeczeń o ukaraniu, innych orzeczeń wydawanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym, nr telefonu, dane z dokumentu tożsamości
Szczególne kategorie danych (art. 9 RODO):

wyroki skazujące
czyny zabronione lub związane z tym środki bezpieczeństwa

oraz następujące dane wymienione w art. 10 RODO:

wyroki skazujące

Okresy przetwarzania danych:

wszystkie dane dotyczące bezterminowo wydanego zaświadczenia, czyli pozostawania uprawnienia w obrocie prawnym - 5 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania) czyli pozyskaniu informacji o zaprzestaniu wykonywania działalności gospodarczej

Komórka merytoryczna:

WTR - Wydział Transportu

Cel:

Przetwarzanie jest niezbędne do zrealziowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikajacego z przepisu prawa ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym

Zakres przetwarzanych danych:

nazwisko, imiona, adres zamieszkania, adres prowadzenia działalności gospodarczej, PESEL, NIP, dane pojazdu, tytuł prawny pojazdu, dane z zaświadczeń i wypisów, skazania orzeczenia o ukaraniu, innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym, nr telefonu, dane z dokumentu tożsamości
Szczególne kategorie danych (art. 9 RODO):

wyroki skazujące
czyny zabronione lub związane z tym środki bezpieczeństwa
wyroków skazujących
naruszeń prawa lub związanych z tym środków bezpieczeństwa
dane dotyczące zdrowia

Okresy przetwarzania danych:

dane dotyczące uprawnień wydawanych na okres do 50 lat, termin archiwizacyjny rozpoczyna data końca ważności licencji (upływ terminu ważności, wygaśnięcie, cofnięcie uprawnień). - 5 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i zadecyduje, czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte

Komórka merytoryczna:

WTR - Wydział Transportu

Cel:

Przetwarzanie jest niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2013 r., poz. 1414).

Zakres przetwarzanych danych:

nazwisko, imiona, adres zamieszkania, adres prowadzenia działalności gospodarczej, PESEL, NIP, numer telefonu, dane pojazdu, tytuł prawny pojazdu, dane z zezwoleń i wypisów, skazania, orzeczenia o ukaraniu, inne orzeczenia wydane w postępowaniu sądowym lub administracyjnym, dane z dokumentu tożsamości
Szczególne kategorie danych (art. 9 RODO):

wyroki skazujące
czyny zabronione lub związane z tym środki bezpieczeństwa
wyroków skazujących

Okresy przetwarzania danych:

dane dotyczące uprawnień wydanych na okres do 50 lat, termin archiwizacyjny rozpoczyna data ważności końca licencji (upływ terminu ważności, wygaśnięcie, cofnięcie uprawnień) - 5 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i zdecyduje, czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte

Komórka merytoryczna:

WTR - Wydział Transportu

Cel:

Wykonywanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy w stosunku do dyrektora szkoły lub placówki.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe
- ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy
- ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych
- ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela
- ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym
- ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym
- ustawa z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych
- ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych
- rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy
- rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 30 października 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania okresów pracy i innych okresów uprawniających nauczyciela do nagrody jubileuszowej oraz szczegółowych zasad jej obliczania i wypłacania

Zakres przetwarzanych danych:

Imię i nazwisko dyrektora, data i miejsce urodzenia dyrektora, adres zameldowania lub zamieszkania dyrektora, PESEL, wykształcenie dyrektora, informacje o wynagrodzeniu dyrektora, dane kontaktowe wskazane przez dyrektora, dane z Krajowego Rejestru Karnego, miejsce i adres zatrudnienia, imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci (w przypadku zamiaru korzystania ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy), imiona i nazwiska rodziców, dane osoby, którą należy zawiadomić w razie wypadku (jeżeli pracownik wyrazi zgodę na podanie danych osobowych takiej osoby)
Szczególne kategorie danych (art. 9 RODO):

przynależność do związków zawodowych
dane dotyczące zdrowia

Okresy przetwarzania danych:

akta osobowe osób zatrudnionych od dnia 1 stycznia 2019 r. - 10 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania) - ustania stosunku pracy
akta osobowe osób zatrudnionych przed dniem 1 stycznia 2019 r. - 50 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i zadecyduje, czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte

Komórka merytoryczna:

WPS+WPP - Wydział Szkół Ponadpodstawowych i Specjalnych + Wydział Przedszkoli i Szkół Podstawowych