Wyciąg z rejestru czynności przetwarzania administratora danych

Jakie informacje są prezentowane na tej stronie

Na tej stronie prezentowany jest wyciąg z rejestru czynności przetwarzania danych osobowych prowadzonego przez administratora danych. Informacje mają charakter poglądowy oraz informacyjny i są przeznaczone przede wszystkim dla podmiotów danych (osób, których dane są przetwarzane). Nie jest to formalny i pełny rejestr czynności przetwarzania danych osobowych w rozumieniu artykułu 30 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO).

Dane są aktualizowane automatycznie raz dziennie.

Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Prezydent Wrocławia bądź Gmina Wrocław z siedzibą we Wrocławiu.
Z administratorem można się skontaktować w następujący sposób:

listownie na adres: pl. Nowy Targ 1-8, 50-141 Wrocław
przez e-mail kum@um.wroc.pl
telefonicznie: +48 71 777 77 77

Inspektor Ochrony Danych

Administrator danych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Jest nim Sebastian Sobecki.
Inspektor to osoba, z którą możesz się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z przysługujących praw związanych z przetwarzaniem danych.

Można się z nim kontaktować w następujący sposób:

listownie na adres: al. Kromera 44, 51-163 Wrocław
przez e-mail: iod@um.wroc.pl
telefonicznie: +48 71 777 77 24.

Lista czynności przetwarzania danych osobowych

Cel:

Przeprowadzenie audytów wewnętrznych, zewnętrznych, oceny zgodności potwierdzających spełnienie wymagań wdrożonych systemów i norm oraz uzyskanie certyfikacji

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem (6.1f)
1) właścicielami zasobów informacyjnych, do których audytorzy ZSZ mają dostęp są inne komórki organizacyjne UMW, co wynika z istoty audytu wewnętrznego; 2) dane osobowe z zasobów, o których mowa w pkt 1 nie są utrwalane przez audytorów ZSZ (audytorzy ZSZ mają wgląd do tych danych, ale ich nie utrwalają); 3) dane osobowe utrwalane są przez audytorów ZSZ jedynie w raporcie z audytu, a danymi tymi są są imiona i nazwiska audytorów ZSZ oraz imiona i nazwiska pracowników UMW, którzy uczestniczyli w audycie ZSZ. Ponadto w raporcie mogą pojawić się dane, które nie prowadzą do identyfikacji osoby, której dane dotyczą (np. numer decyzji);

Zakres przetwarzanych danych:

Imię, nazwisko, stanowisko, miejsce w strukturze organizacyjnej, lokalizacja, wykształcenie pracowników Urzędu Miejskiego Wrocławia, inne dane dostarczone do Urzędu Miejskiego Wrocławia z wyłączeniem art 9 i 10 RODO

Okresy przetwarzania danych:

dane zawarte w raportach z audytów, raportach z oceny zgodności - zgodnie z kategorią archiwalną A przechowywane wieczyście, po 25 latach od wytworzenia przekazywane do Archiwum Państwow

Komórka merytoryczna:

KZSZ - Koordynator Zintegrowanego Systemu Zarządzania

Cel:

Sporządzanie: MPZP i ich zmian; planu ogólnego i SUIKZP i ich zmian; wypisów i wyrysów z SUIKZP; Ustalanie numeracji porządkowej budynków; Zawarcie umów o dzieło; Realizacja zadań dot. zagospodarowania przestrzennego na obszarach nie objętych mpzp; prowadzenie "newslettera planistycznego", rozpatrywanie wniosków o ustalenie lokalizacji inwestycji mieszkaniowych i towarzyszących, Przeprowadzanie badania ankietowego dotyczącego preferencji wyboru nazwy nowej ulicy we Wrocławiu

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym, ustawa z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne; ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, ustawa z dnia 27 kwietnia 2001 r. Prawo ochrony środowiska;
- ustawa z dnia 7 lipca 2023 r. o zmianie ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym oraz niektórych innych ustaw;
- ustawa z dnia 5 lipca 2018 r. o ułatwieniach w przygotowaniu i realizacji inwestycji mieszkaniowych oraz inwestycji towarzyszących;
- ustawa z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej;
- ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej;
- ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym. Na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym oraz art. 3 ust. 1 i art. 36 ustawy z dnia 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym Wydział Planowania Przestrzennego sporządza plan ogólny gminy, miejscowe plany zagospodarowania przestrzennego oraz wykonuje analizy, których podstawą zgodnie z art. 21 ust.1 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. prawo geodezyjne i kartograficzne są dane z ewidencji gruntów i budynków. WPL wydaje decyzje administracyjne dotyczące warunków zabudowy na terenach nieobjętych miejscowymi planami zagospodarowania przestrzennego oraz ustalania lokalizacji inwestycji celu publicznego.

Zakres przetwarzanych danych:

Imię, nazwisko, adres, nr telefonu, nr księgi wieczystej, oznaczenie nieruchomości, dane dot. ekspertów zawierających umowę: imię, nazwisko, adres zamieszkania, NIP, PESEL, data i miejsce urodzenia, nr rachunku bankowego. Imię i nazwisko wnioskodawcy (inwestora), adres zamieszkania, telefon, mail, rodzaj dokumentu - seria i nr; PESEL Imię i nazwisko pełnomocnika, adres do korespondencji, telefon, mail, rodzaj dokumentu - seria i nr; Imię i nazwisko strony postępowania (imiona i nazwiska rodziców), adres zamieszkania, stan cywilny, PESEL nr telefonu (ankieta dot. nazewnictwa ulic).

Okresy przetwarzania danych:

Dane dotyczące opracowania i zmian mpzp, studium, planu ogólnego, ustalania adresów porządkowych, procedowania wniosków dotyczących ustalenia lokalizacji inwestycji mieszkaniowych oraz towarzyszących we Wrocławiu - Wieczyście - w Archiwum Państwowym, po przekazaniu dokumentów po 25 latach ich przechowywania przez administratora danych
Dane dotyczące umowy o dzieło - 10 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)
Dane dotyczące wypisów i wyrysów, wniosków o zmianę mpzp, studium, planu ogólnego, prowadzenia "newslettera planistycznego" - 5 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)
Pliki video z dyskusji publicznej, która odbywa się za pomocą środków porozumiewania się na odległość (online) - Po zakończeniu dyskusji publicznej, która odbywa się za pomocą środków porozumiewania się na odległość (online)
Pliki audio z dyskusji publicznej, która odbywa się za pomocą środków porozumiewania się na odległość (online) - Po sporządzeniu protokołu z dyskusji publicznej, która odbywa się za pomocą środków porozumiewania się na odległość (online)
Dane dot. ustalanie warunków zabudowy i zagospodarowania terenu, ustalania lokalizacji inwestycji celu publicznego, zniesienia współwłasności nieruchomości, sprawozdawczości statystycznej - wieczyście - w Archiwum Państwowym, po przekazaniu dokumentów po 25 latach ich przechowywania przez administratora danych
Dane dot. stwierdzanie wygaśnięcia decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu, wydawania wyrysów, wypisów, zaświadczeń itp. w zakresie planowania i zagospodarowania przestrzennego - 5 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)
nr telefonu - Przechowywanie danych do momentu weryfikacji poprawności oddanego głosu w ankiecie, nie dłużej niż do opracowania raportu z wyników ankiety. Po opracowaniu raportu z wyników dane zostaną usunięte.

Komórka merytoryczna:

WPL - Wydział Planowania Przestrzennego

Cel:

Coroczna organizacja projektu, Plebiscytu "Wrocław bez barier", w szczególności obejmująca przyjmowanie zgłoszeń nominatów do wyróżnień oraz wybór i uhonorowanie laureatów.

Podstawa prawna:

zgoda podmiotu danych
przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (6.1e)

Zakres przetwarzanych danych:

dane identyfikacyjne i kontaktowe dane kandydata: imię i nazwisko lub imiona i nazwiska lub nazwa organizacji, nr telefonu, adres email, strona internetowa kandydata, krótki opis działalności kandydata i ew. uzasadnienie zgłoszenia, zdjęcie kandydata; dane osoby nominującej oraz członka kapituły: imię , nazwisko, dane kontaktowe.

Okresy przetwarzania danych:

wszystkie dane dotyczące osoby nominującej - do zakończenia corocznego projektu Plebiscytu "Wrocław bez barier"
wszystkie dane osoby nominowanej, która nie wyraziła zgody na przyznanie jej wyróżnienia lub odznaczenia - do momentu zgłoszenia braku zgody na udział w projekcie, ale nie dłużej niż do jego zakończenia
wszystkie dane osoby nominowanej, która wyraziła zgodę na przyznanie jej wyróżnienia lub odznaczenia - do zakończenia projektu Plebiscytu "Wrocław bez barier" (edycja roczna), a następnie przez 10 lat przechowywane w Archiwum Zakładowym
imię, nazwisko, wizerunek osoby nominowanej (laureata plebiscytu), która wyraziła zgodę na publikację danych osobowych - do momentu wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych
wszystkie dane członków kapituły plebiscytu - do zakończenia corocznego projektu Plebiscytu "Wrocław bez barier"

Komórka merytoryczna:

BWB - Biuro Wrocław bez Barier

Cel:

Sprzedaż biletów, prowadzenie ewidencji sprzedanych biletów

Podstawa prawna:

zgoda podmiotu danych
przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (6.1b)

Zakres przetwarzanych danych:

nazwiska i imiona, wizerunek (zdjęcie), numer karty, rodzaj biletu, numer ewidencyjny pasażera, trasa (relacja), nr linii, nr kursu, data ważności biletu, data sprzedaży biletu, PESEL, a w przypadku wystawienia faktury: NIP, nazwa firmy, REGON, adres

Okresy przetwarzania danych:

wszystkie dane przetwarzane we wskazanym celu, które są przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody udzielonej przez podmiot danych - do czasu wycofania zgody, lecz nie dłużej niż przez okres czasu wynikający z kategorii sprawy (celu przetwarzania danych) i przepisów o archiwizacji
dane do przetwarzania których ma zastosowanie art. 112. ustawy o podatku od towarów i usług oraz art. 70 ustawy Ordynacja podatkowa - 5 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i zadecyduje, czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte

Komórka merytoryczna:

WTR - Wydział Transportu

Cel:

Sprzedaż biletów, prowadzenie ewidencji sprzedanych biletów.

Podstawa prawna:

zgoda podmiotu danych
przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (6.1b)

Zakres przetwarzanych danych:

nazwisko, numer NIP, imiona, wizerunek (zdjęcie), numer ewidencyjny pasażera, numer karty, rodzaj biletu, trasa, numer linii, nr kursu,data ważności biletu,data sprzedaży biletu, nazwa firmy, REGON, adres prowadzonej działalności gospodarczej.

Okresy przetwarzania danych:

wszystkie dane przetwarzane we wskazanym celu, które są przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody udzielonej przez podmiot danych - do czasu wycofania zgody, lecz nie dłużej niż przez okres czasu wynikający z kategorii sprawy (celu przetwarzania danych) i przepisów o archiwizacji
dane do przetwarzania których ma zastosowanie art. 112. ustawy o podatku od towarów i usług oraz art. 70 ustawy Ordynacja podatkowa - 5 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i zadecyduje, czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte

Komórka merytoryczna:

WTR - Wydział Transportu

Cel:

1. Sprzedaż biletów i prowadzenie ewidencji wydanych Wrocławskich Kart Miejskich., 2. Działania promocyjne w zakresie transportu publicznego

Podstawa prawna:

zgoda podmiotu danych
przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (6.1b)
przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej (6.1.d)
przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (6.1e)
przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem (6.1f)

Zakres przetwarzanych danych:

nazwiska i imiona, rodzaj użytej karty (URBANCARD/Elektroniczna Legitymacja Studencka /URBANCARD EP /inna), PESEL lub data urodzenia, adres zamieszkania lub pobytu, numer telefonu, email, zdjęcie, numer Karty Urbancard, numer albumu, status karty – aktywna/zablokowana, rodzaj biletu, cena biletu, data ważności biletu, data i godzina transakcji, wartość doładowania Elektronicznej Portmonetki, rodzaj i liczba biletów opłaconych z Elektronicznej Portmonetki, rodzaj i liczba biletów opłaconych Zbliżeniową Kartą Płatniczą, określenie kanału sprzedaży, numer punktu sprzedaży, dane identyfikacyjne kontrolera, numer pojazdu, nr linii, data kontroli, wynik kontroli, informacja, czy wystawiona została opłata dodatkowa (TAK/NIE), nazwa firmy, NIP, REGON, adres prowadzonej działalności gospodarczej, numer wniosku, Id wniosku, Obcokrajowiec (TAK/NIE), data zastrzeżenia Karty Urbancard, Usunięcie Karty Urbancard, numer reklamacji , Id- unikatowy numer użytkownika sklepu WWW, informacja czy użytkownik potwierdził rejestrację (TAK/NIE), data i godzina utworzenia konta w Portalu Pasażera, informacja czy konto w Portalu Pasażera zostało usunięte (TAK/NIE), numer faktury, typ karty (imienna, okaziciel), nr kontraktu (rodzaj biletu), data transakcji w historii karty, typ transakcji w historii karty (doładowanie EP, skasowanie EP, zakup biletu okresowego, skasowanie ZKP), wartość brutto, netto, VAT w historii karty, sposób płatności (gotówka, ZKP, EP, BLIK) w historii karty.

Okresy przetwarzania danych:

wszystkie dane przetwarzane we wskazanym celu, które są przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody udzielonej przez podmiot danych - do czasu wycofania zgody, lecz nie dłużej niż przez okres czasu wynikający z kategorii sprawy (celu przetwarzania danych) i przepisów o archiwizacji
dane do przetwarzania których ma zastosowanie art. 112. ustawy o podatku od towarów i usług oraz art. 70 ustawy Ordynacja podatkowa - 5 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i zadecyduje, czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte
wizerunek pracowników UMW - do czasu wycofania zgody, lecz nie dłużej niż przez okres czasu wynikający z kategorii sprawy (celu przetwarzania danych-prowadzenia kampanii promocyjnej) i przepisów o archiwizacji

Komórka merytoryczna:

WTR - Wydział Transportu

Cel:

Sprzedaż biletów, prowadzenie ewidencji sprzedanych biletów.

Podstawa prawna:

zgoda podmiotu danych
przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (6.1b)

Zakres przetwarzanych danych:

imiona, wizerunek (zdjęcie), numer ewidencyjny pasażera, numer karty, rodzaj biletu, trasa, numer linii, nr kursu,data ważności biletu,data sprzedaży biletu, nazwa firmy, REGON, adres prowadzonej działalności gospodarczej, nazwisko, numer NIP

Okresy przetwarzania danych:

wszystkie dane przetwarzane we wskazanym celu, które są przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody udzielonej przez podmiot danych - do czasu wycofania zgody, lecz nie dłużej niż przez okres czasu wynikający z kategorii sprawy (celu przetwarzania danych) i przepisów o archiwizacji
dane do przetwarzania których ma zastosowanie art. 112. ustawy o podatku od towarów i usług oraz art. 70 ustawy Ordynacja podatkowa - 5 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i zadecyduje, czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte

Komórka merytoryczna:

WTR - Wydział Transportu

Cel:

Sprzedaż biletów, prowadzenie ewidencji sprzedanych biletów.

Podstawa prawna:

zgoda podmiotu danych
przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (6.1b)

Zakres przetwarzanych danych:

imiona, nazwisko, wizerunek (zdjęcie), numer ewidencyjny pasażera, numer karty, rodzaj biletu, trasa, numer linii, nr kursu,data ważności biletu,data sprzedaży biletu, w przypadku wystawienia faktury: nazwa firmy, REGON, adres prowadzonej działalności gospodarczej, numer NIP.

Okresy przetwarzania danych:

wszystkie dane przetwarzane we wskazanym celu, które są przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody udzielonej przez podmiot danych - do czasu wycofania zgody, lecz nie dłużej niż przez okres czasu wynikający z kategorii sprawy (celu przetwarzania danych) i przepisów o archiwizacji
dane do przetwarzania których ma zastosowanie art. 112. ustawy o podatku od towarów i usług oraz art. 70 ustawy Ordynacja podatkowa - 5 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i zadecyduje, czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte

Komórka merytoryczna:

WTR - Wydział Transportu

Cel:

Realizacja czynności związanych z przygotowaniem, realizacją, rozliczeniem i zachowaniem trwałości projektów współfinansowanych ze źródeł zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej. Podpisane umowy/Partnerstwa

Podstawa prawna:

zgoda podmiotu danych
przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (6.1b)
przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- Ustawa z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021
- 2027 (Dz.U.2022.1079 ze zm.)
- Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 198. ze zm.)
- Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1465 ze zm.)
- Porozumienie z dnia 17 grudnia 2021 r. w sprawie zasad współpracy Stron Porozumienia przy programowaniu, wdrażaniu, finansowaniu, ewaluacji i koordynowaniu wspólnych przedsięwzięć, bieżącej obsłudze i rozliczeniach ZIT WrOF
- zgoda dotycząca wykorzystania wizerunku i wybranych w/w danych zawartych w deklaracjach przystąpienia do projektów
- inne akty prawne i dokumenty dotyczące realizacji zadań ZIT.
przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (6.1e)
przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem (6.1f)

Zakres przetwarzanych danych:

Administrator będzie przetwarzał służbowe dane określone w art. 87 ust.2 Ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027 (tzw. Ustawy wdrożeniowej), w szczególności: k imię i nazwisko, adres, adres poczty elektronicznej, firma i adres, login, numer telefonu, numer faksu, numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL), numer identyfikacji podatkowej (NIP), numer w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej (REGON) lub inne identyfikatory funkcjonujące w danym państwie, forma prawna prowadzonej działalności, płeć; dane związane z zakresem uczestnictwa osób fizycznych w projekcie, niewymienione wyżej, takie jak wymiar czasu pracy, stanowisko, kwota wynagrodzenia, obywatelstwo, data rozpoczęcia udziału w projekcie lub wsparciu, data zakończenia udziału w projekcie lub wsparciu, forma i okres zaangażowania w projekcie, data urodzenia; dane osób fizycznych , które widnieją na dokumentach potwierdzających kwalifikowalność wydatków, w tym kwota wynagrodzenia, numer rachunku bankowego . Ponadto Administrator będzie przetwarzał dane takie jak: nazwa oraz dane adresowe instytucji, firmy, stowarzyszenia itp. w której osoba jest zatrudniona lub którą reprezentuje, nazwa rady, komitetu, zespołu itd. którego osoba jest członkiem, inne dane niezbędne do należytej realizacji umowy o dofinansowanie projektu/umowy partnerskiej itd. których przetwarzanie wynika z przepisów prawa albo które są niezbędne do realizacji zadania publicznego (tj. realizacji projektu, zadań w projekcie), lub umowy lub podjęcia działań na żądanie strony umowy przed jej zawarciem i które wynikają z charakteru tego zadania (np. wizerunek, data urodzenia). Zgoda dotyczy wykorzystania wizerunku i wybranych w/w danych zawartych w deklaracjach przystąpienia do projektów.

Okresy przetwarzania danych:

dane osobowe opisane w sekcji Zakres przetwarzanych danych (Kategorie danych), w dokumentach, które wytworzy Gmina Wrocław lub Urząd Miejski Wrocławia (dane powierzone do przetwarzania zgodne z zakresem podpisanych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych) - 25 lat od stycznia roku następnego po roku, w którym realizacja projektu zostanie zakończona, następnie wieczyście w AP
dane osobowe opisane w sekcji Zakres przetwarzanych danych (Kategorie danych), w dokumentach, które wytworzy Podmiot Przetwarzający zgodnie z podpisanymi umowami powierzenia przetwarzania danych osobowych - 5 lat od 31 grudnia roku, w którym Instytucja Zarządzająca/Pośrednicząca przekaże ostatnią płatność lub zatwierdzi końcowy wniosek o płatność (ostateczne rozliczenie projektu)
dane osobowe opisane w sekcji Zakres przetwarzanych danych (Kategorie danych), w dokumentach, które wytworzy Podmiot Przetwarzający zgodnie z załącznikiem nr 1 szczegóły powierzenia przetwarzania danych, do podpisywania umów powierzenia przetwarzania danych osobowych - 10 lat od stycznia roku następnego po roku, w którym realizacja projektu zostanie zakończona,

Komórka merytoryczna:

BIT - Biuro Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych

Cel:

Rozpatrywanie skarg, wniosków i petycji mieszkańców i innych podmiotów do rady miejskiej oraz spotkania z mieszkańcami i innymi podmiotami

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r., poz. 267 z późn. zm.),
- ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r., poz. 594 z późn. zm.).

Zakres przetwarzanych danych:

imiona, nazwisko, adres zamieszkania, adres e-mail, miejsce pracy, numer telefonu, numer faksu.

Okresy przetwarzania danych:

Wszystkie dane - Wieczyście - w Archiwum Państwowym, po przekazaniu dokumentów po 25 latach ich przechowywania przez administratora danych

Komórka merytoryczna:

BRM - Biuro Rady Miejskiej

Cel:

Rejestrowanie skarg i wniosków wpływających do Urzędu Miejskiego Wrocławia w Centralnym Rejestrze Skarg i Wniosków UMW oraz koordynowanie ich rozpatrywania, poprzez przekazywanie skarg i wniosków do rozpatrzenia Dyrektorom komórek organizacyjnych UMW, zgodnie z kompetencjami określonymi w Regulaminie Organizacyjnym UMW, a także przekazywanie skarg i wniosków do rozpatrzenia, zgodnie z właściwością, do innych właściwych organów.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administarcyjnego (Dz.U. z 2016 r., poz. 23).

Zakres przetwarzanych danych:

nazwisko, adres zamieszkania, adres zameldowania, adres do korespondencji, miejsce pracy, imiona, dane zawarte w dokumentacji skargowo - wnioskowej.
Szczególne kategorie danych (art. 9 RODO):

dane dotyczące zdrowia
wyroki skazujące
czyny zabronione lub związane z tym środki bezpieczeństwa

Okresy przetwarzania danych:

Wszystkie dane - wieczyście - w Archiwum Państwowym, po przekazaniu dokumentów po 25 latach ich przechowywania przez administratora danych

Komórka merytoryczna:

WSO - Wydział Spraw Obywatelskich

Cel:

Dane przetwarzane w celu udzielania dotacji i rozliczania dotacji ze środków pochodzących z opłat i kar za korzystanie ze środowiska.

Podstawa prawna:

zgoda podmiotu danych
przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (6.1b)

Zakres przetwarzanych danych:

imiona, informacje dotyczące systemu grzewczego, nazwisko nazwisko, adres zamieszkania, adres e-mail, numer PESEL, seria i numer dowodu osobistego, nr rachunku bankowego, nr rachunku bankowego

Okresy przetwarzania danych:

Wszystkie dane - 10 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i zadecyduje, czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte
wszystkie dane przetwarzane we wskazanym celu, które są przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody udzielonej przez podmiot danych - do czasu wycofania zgody, lecz nie dłużej niż przez okres wynikający z kategorii sprawy (celu przetwarzania danych) i przepisów o archiwizacji

Komórka merytoryczna:

WSR - Wydział Środowiska

Cel:

Udzielenie dotacji celowych na wykonywanie prac konserwatorskich, restauratorskich i robót budowlanych przy zabytku wpisanym znajdującym się na terenie wystawy WuWA we Wrocławiu.

Podstawa prawna:

zgoda podmiotu danych
przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)

Zakres przetwarzanych danych:

imię, nazwisko, adres zamieszkania, adres do korespondencji, nr rachunku bankowego,dobrowolnie nr telefonu, adres e-mail

Okresy przetwarzania danych:

Pozostałe dane - Wieczyście - w Archiwum Państwowym, po przekazaniu dokumentów po 25 latach ich przechowywania przez administratora danych
Wszystkie dane przetwarzane we wskazanym celu, które są przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody udzielonej przez podmiot danych - Do czasu wycofania zgody, lecz nie dłużej niż przez okres wynikający z kategorii sprawy (celu przetwarzania danych) i przepisów o archiwizacji

Komórka merytoryczna:

WAZ - Wydział Architektury i Zabytków

Cel:

Nagradzanie, wyróżnianie osób.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (6.1e)
- ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym

Zakres przetwarzanych danych:

imię, nazwisko, adres e-mail.

Okresy przetwarzania danych:

Wszystkie dane - Wieczyście - w Archiwum Państwowym, po przekazaniu dokumentów po 25 latach ich przechowywania przez administratora danych

Komórka merytoryczna:

BPR - Biuro Prezydenta

Cel:

Przyznanie nauczycielom i dyrektorom szkół i placówek oświatowych nagród pieniężnych za znaczące osiągnięcia dydaktyczne i wychowawcze.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela,
- ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe.

Zakres przetwarzanych danych:

nazwiska i imiona, miejsce pracy, zajmowane stanowisko, wysokość nagrody, staż pracy pedagogicznej, data i miejsce urodzenia, ostatnia ocena pracy, dotychczas otrzymane nagrody.

Okresy przetwarzania danych:

lista osób nagrodzonych, lista osób nagrodzonych opublikowana na BIP - 10 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)

Komórka merytoryczna:

BOE - Biuro Obsługi Edukacji

Cel:

Rozpatrzenie wniosku o przyznanie wyróżnienia/nagrody albo stypendium i faktyczne nagrodzenie za wyniki sportowe.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 25 czerwca 2010 r. o sporcie (Dz. U. z 2018 r., poz. 1263),
- ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2018 r., poz. 200).

Zakres przetwarzanych danych:

imię, nazwisko, adres zamieszkania, adres e-mail, data urodzenia, numer PESEL, numer telefonu, nr rachunku bankowego, US właściwy wg zamieszkania, odział NFZ, informacja, czy osoba jest studentem czy uczniem, informacja, czy osoba posiada inny własny tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego, informacje dotyczące osiągnięć za które wyróżnienie/nagroda/stypendium jest przyznane oraz przynależności do stowarzyszeń działających w sferze kultury fizycznej lub klubów sportowych, których siedzibą jest Gmina Wrocław, dane wnioskodawcy, dane rodziców/opiekunów prawnych: imię, nazwisko, adres, telefon, adres e-mail, nr rachunku bankowego, US właściwy wg zamieszkania, wizerunek.
Szczególne kategorie danych (art. 9 RODO):

dane dotyczące zdrowia

Okresy przetwarzania danych:

Wszystkie dane - 10 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i zadecyduje, czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte

Komórka merytoryczna:

BSR - Biuro Sportu i Rekreacji

Cel:

Wyróżnienie kobiet zaangażowanych w działalność na rzecz społeczności Wrocławia. Udział w konkursie, dokonanie zgłoszenia do tytułu Wrocławianka Roku, udział w uroczystej gali, przyznanie tytułu i wręczenie statuetki.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym zarządzeniem Nr 1157/19 Prezydenta Wrocławia z dnia 17 czerwca 2019 r. zmieniono zarządzenie Nr 1070/19 Prezydenta Wrocławia w sprawie powołania Wrocławskiej Rady Kobiet Wrocławska Rada Kobiet uchwałą nr 1/2022 z dnia 2 września 2022 r. ustanowiła Regulamin konkursu „Wrocławianka Roku”

Zakres przetwarzanych danych:

Imię i nazwisko kandydatki, numer telefonu, adres email, imię i nazwisko oraz dane kontaktowe osoby dokonującej zgłoszenia, w przypadku gdy zgłoszenia dokonuje sama kandydatka – minimum dwie referencje udzielone kandydatce, miejsce pracy kandydatki, osiągnięcia w działalności społecznej, wskazanie do jakiej kategorii spośród wymienionych w § 8 Regulaminu zostaje zgłoszona kandydatka, uzasadnienie nominacji i udziału kandydatki w konkursie.

Okresy przetwarzania danych:

wszystkie dane - 5 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i zadecyduje, czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte

Komórka merytoryczna:

WZD - Wydział Zdrowia i Spraw Społecznych

Cel:

Rozpatrzenie złożonego wniosku o zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej w celu ustalenia limitu oraz dokonania zwrotu, a także w celach sprawozdawczych.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego
- ustawa z dnia 10 marca 2006 r. o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej

Zakres przetwarzanych danych:

imiona, nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL, seria i numer dowodu osobistego, numer NIP, nr rachunku bankowego, imiona, rodzaj i numer innego dokumentu potwierdzającego tożsamość, kwota zwrotu podatku akcyzowego.

Okresy przetwarzania danych:

wszystkie dane przetwarzane w komórce merytorycznej do czasu wydania decyzji ustalającej limit i kwotę zwrotu - 10 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)

Komórka merytoryczna:

WPO - Wydział Podatków i Opłat

Cel:

1) Udzielanie pomocy finansowej - wspieranie uzdolnionych dzieci i młodzieży 2) Stypendia motywacyjne dla uczniów pochodzenia romskiego za wyniki w nauce

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (cel 1 i 2)
- ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (cel 1 i 2)
- ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (cel 1 i 2)
- uchwała nr 190/2020 Rady Ministrów z dnia 21 grudnia 2020 r.
- Program integracji społecznej i obywatelskiej Romów w Polsce na lata 2021
- 2030 (cel 2)

Zakres przetwarzanych danych:

(cel 1) Nazwiska i imiona kandydatów do stypendium, imiona i nazwiska rodziców/opiekunów prawnych, data urodzenia i adres zamieszkania (do korespondencji) kandydata, numer ewidencyjny PESEL kandydata, nr telefonu, osiągnięcia w nauce, nazwa szkoły, klasa, okres pobierania stypendium, wysokość stypendium, nr rachunku bankowego, adres e-mail (cel 2) Nazwiska i imiona uczniów, którym przyznano stypendium, wiek ucznia, płeć osoby, której przyznano stypendium, imiona i nazwiska rodziców/opiekunów prawnych, okres pobierania stypendium, wysokość stypendium, numer rachunku bankowego rodzica/opiekuna prawnego/pełnoletniego ucznia, nazwa szkoły.
Szczególne kategorie danych (art. 9 RODO):

pochodzenie rasowe lub etniczne

Okresy przetwarzania danych:

wszystkie dane zebrane w tym procesie - 5 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i zadecyduje, czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte

Komórka merytoryczna:

WPS - Wydział Szkół Ponadpodstawowych i Specjalnych

Cel:

1. Kierowanie nieletnich do młodzieżowych ośrodków wychowawczych 2. Zapewnienie dziecku odpowiedniej formy kształcenia - kształcenie specjalne w szkole/placówce socjalnej, w młodzieżowy ośrodku socjoterapii oraz udzielanie zgody na korzystanie z pomocy psychologiczno-pedagogicznej w poradniach psychologiczno-pedagogicznych 3. Organizowanie bezpłatnego transportu oraz zwrot kosztów przewozu (pełny cel w załączniku).

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe
- rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 27 grudnia 2011 r. w sprawie szczegółowych zasad kierowania, przyjmowania, przenoszenia, zwalniania i pobytu nieletnich w młodzieżowym ośrodku wychowawczym
- rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 1 lutego 2013 r. w sprawie szczegółowych zasad działania publicznych poradni psychologiczno
- pedagogicznych, w tym publicznych poradni specjalistycznych

Zakres przetwarzanych danych:

imię i nazwisko dziecka/ucznia, data urodzenia dziecka/ucznia, miejsce urodzenia dziecka/ucznia, adres zamieszkania lub pobytu dziecka ucznia, numer ewidencyjny PESEL dziecka/ucznia, numer telefonu rodziców/opiekunów prawnych, informacje czy dziecko zostało skierowano do kształcenia specjalnego i okres na jaki skierowano dziecko do kształcenia specjalnego, adres i nazwa szkoły/placówki oświatowej, imiona i nazwiska rodziców/opiekunów prawnych, miejsce pracy (adres) rodziców/opiekunów prawnych, data i miejsce urodzenia członków rodziny, adres zameldowania i zamieszkania rodziców/opiekunów prawnych, numer ewidencyjny PESEL rodziców/opiekunów prawnych, nr konta bankowego rodziców/opiekunów prawnych, rodzaj niepełnosprawności dziecka, rodzaj zaburzeń rozwoju dziecka, opinie o dziecku/uczniu, Informacje dotyczące nieletniego i jego środowiska, informacje o frekwencji dziecka/ucznia w placówce oświatowej, informacje o przebiegu nauczania, dane dot. pojazdu rodzica/opiekuna prawnego, którym dziecko jest dowożone do szkoły/placówki.
Szczególne kategorie danych (art. 9 RODO):

dane dotyczące zdrowia
pochodzenie rasowe lub etniczne

oraz następujące dane wymienione w art. 10 RODO:

czyny zabronione lub związane z tym środki bezpieczeństwa

Okresy przetwarzania danych:

dane osobowe będą przetwarzane po zakończeniu sprawy w przypadku skierowania do młodzieżowego ośrodka we Wrocławiu - 10 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i zadecyduje, czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte
dane osobowe będą przetwarzane po zakończeniu sprawy w przypadku skierowania do młodzieżowego ośrodka-poza Wrocław - 5 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i zadecyduje, czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte
dane dotyczące objęcia bezpłatnym transportem dzieci i uczniów niepełnosprawnych do szkół i placówek oświatowych - 5 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)

Komórka merytoryczna:

WPS - Wydział Szkół Ponadpodstawowych i Specjalnych

Cel:

Obsługa procesu stosowania dopłat do czynszu najmu ze środków Funduszu Dopłat, w zakresie wykraczającym poza wydawanie decyzji administracyjnych w sprawie dopłat. Dochodzenie nienależnie pobranych kwot dopłat.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
Dane co do zasady przetwarzane są na podstawie ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. o pomocy państwa w ponoszeniu wydatków mieszkaniowych w pierwszych latach najmu mieszkania.
przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (6.1e)
Ponadto dane pracowników Urzędu Miejskiego Wrocławia, jednostek organizacyjnych Gminy Wrocław, dane pracowników/współpracowników/reprezentantów Banku Gospodarstwa Krajowego oraz pracowników/osób reprezentujących Inwestorów będą przetwarzane w interesie publicznym. będą przetwarzane w interesie publicznym.

Zakres przetwarzanych danych:

Osoby otrzymujące dopłaty do czynszu najmu: Imię, nazwisko, PESEL, data urodzenia, obywatelstwo, adres zamieszkania i poprzedniego zamieszkania, dane dotyczące gospodarstwa domowego (liczba osób, stan rodzinny, liczba dzieci poniżej 18 roku życia), stan cywilny, wysokość dochodu gospodarstwa domowego, informacja o przyznanych i wypłaconych dopłatach, seria i numer dokumentu tożsamości (dot. osób o obywatelstwie innym niż polskie). Obecni i byli najemcy lokali objętych umowami w sprawie stosowania dopłat: imię i nazwisko, PESEL, seria i numer dokumentu tożsamości (dot. osób o obywatelstwie innym niż polskie), liczba osób w gospodarstwie domowym, adres lokalu w związku z którym wypłacono dopłaty, informacje o przyznanych i wypłaconych dopłatach

Okresy przetwarzania danych:

Wymagane warunki - upływ czasu. Wszystkie dane zawarte w zasobie dotyczące osób otrzymujących dopłaty do czynszu najmu oraz obecnych i byłych najemców, którzy otrzymali dopłaty do czynszu najmu. - Po upływie 10 lat od stycznia kolejnego roku po zakończeniu sprawy
Wymagane warunki - upływ czasu. Wszystkie dane zawarte w zasobie dotyczące pracowników Urzędu Miejskiego Wrocławia oraz pracowników jednostek organizacyjnych Gminy Wrocław. - 25 lat po zakończeniu realizacji Porozumienia nr 1/2023/WLM z dn. 19.10.2023 r. zawartego pomiędzy Gminą a MOPS, następnie przekazanie do AP we Wrocławiu, gdzie będą przetwarzane wieczyście
Wymagane warunki - upływ czasu. Wszystkie dane zawarte w zasobie dotyczące pracowników/współpracowników/reprezentantów Banku Gospodarstwa Krajowego - 25 lat po zakończeniu realizacji umowy ws. stosowania dopłat oraz umowy o świadczenie usług za pośrednictwem systemu MnS, a następnie przekazanie do AP we Wrocławiu, gdzie będą przetwarzane wieczyście
Wymagane warunki - upływ czasu. Wszystkie dane zawarte w zasobie dotyczące pracowników/osób reprezentujących Inwestorów - 25 lat po zakończeniu realizacji umowy o współpracy zawartej z danym Inwestorem, a następnie przekazanie do AP we Wrocławiu, gdzie będą przetwarzane wieczyście

Komórka merytoryczna:

WLM - Wydział Lokali Mieszkalnych