Wyciąg z rejestru czynności przetwarzania administratora danych

Jakie informacje są prezentowane na tej stronie

Na tej stronie prezentowany jest wyciąg z rejestru czynności przetwarzania danych osobowych prowadzonego przez administratora danych. Informacje mają charakter poglądowy oraz informacyjny i są przeznaczone przede wszystkim dla podmiotów danych (osób, których dane są przetwarzane). Nie jest to formalny i pełny rejestr czynności przetwarzania danych osobowych w rozumieniu artykułu 30 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO).

Dane są aktualizowane automatycznie raz dziennie.

Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Prezydent Wrocławia bądź Gmina Wrocław z siedzibą we Wrocławiu.
Z administratorem można się skontaktować w następujący sposób:

listownie na adres: pl. Nowy Targ 1-8, 50-141 Wrocław
przez e-mail kum@um.wroc.pl
telefonicznie: +48 71 777 77 77
poprzez skrytkę na ePUAP-ie: /umwroclaw/SkrytkaESP
poprzez e-Doręczenia: AE:PL-95179-82549-VVTFT-27

Inspektor Ochrony Danych

Administrator danych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Jest nim Sebastian Sobecki.
Inspektor to osoba, z którą możesz się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z przysługujących praw związanych z przetwarzaniem danych.

Można się z nim kontaktować w następujący sposób:

listownie na adres: al. Kromera 44, 51-163 Wrocław
przez e-mail: iod@um.wroc.pl
telefonicznie: +48 71 777 77 24
poprzez skrytkę na ePUAP-ie: /umwroclaw/SkrytkaESP
poprzez e-Doręczenia: AE:PL-95179-82549-VVTFT-27

Lista czynności przetwarzania danych osobowych

Cel:

Obsługa procesu wyboru ławników.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz.U. Nr 98, poz. 1070 z późn. zm.)

Zakres przetwarzanych danych:

imiona, nazwisko, imię ojca, imię matki, adres zamieszkania, data urodzenia, miejsce urodzenia, numer PESEL, numer telefonu, zawód, miejsce pracy, wykształcenie, status zawodowy kandydata,wskazanie od ilu lat kandydat mieszka na terenie gminy, wskazanie od ilu lat kandydat jest zatrudniony lub prowadzi działalność gospodarczą na terenie gminy, doświadczenie w pracy społecznej, motywy kandydowania na ławnika, dane podmiotu zgłaszającego,nazw podmiotu i oznaczenie siedziby,informacja o pełnieniu funkcji ławnika w poprzedniej kadencji,informacja do orzekania w którym sądzie (okręgowym lub rejonowym) proponowany jest kandydat,informacja czy zgłaszany kandydat kandydat jest proponowany do orzekania w sprawach z zakresu prawa pracy wraz ze zwięzłym uzasadnieniem potwierdzającym szczególną znajomość spraw pracowniczych
Szczególne kategorie danych (art. 9 RODO):

dane dotyczące zdrowia
wyroki skazujące
czyny zabronione lub związane z tym środki bezpieczeństwa

Okresy przetwarzania danych:

Wszystkie dane - 5 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i zadecyduje, czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte

Komórka merytoryczna:

BRM - Biuro Rady Miejskiej

Cel:

Kompleksowa obsługa procesu przeprowadzania wyborów do Rad Osiedli, dopełnienie obowiązków określonych w przepisach prawa.

Podstawa prawna:

zgoda podmiotu danych
przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. u.2016 r., Nr 446, poz. 1579, z późn. zm)
- uchwała nr XXXIV/715/16 Rady Miejskiej Wrocławia z dnia 22 grudnia 2016 r. zmieniająca uchwałę w sprawie nadania statutów osiedli (Dz. Urzęd. Woj. Doln. z 2017 r., poz. 25)

Zakres przetwarzanych danych:

imiona, nazwisko, imię ojca, imię matki, nazwisko rodowe, adres zamieszkania, adres do korespondencji, adres e-mail, data urodzenia, miejsce urodzenia, numer PESEL, numer telefonu, seria i numer dowodu osobistego,numer NIP, zawód, miejsce pracy, nr rachunku bankowego, wykształcenie,właściwy urząd skarbowy, aktualny status osoby, data ustalenia/zmiany statusu, pełniona funkcja, pozycja w hierarchii, status osoby w rejestrze wyborców, powiązanie osoby z konkretną OKW, nr OKW, powiązanie osoby z komitetem wyborczym, komitet wyborczy (nazwa długa, nazwa krótka, identyfikator wewnętrzny), stan formalnej poprawności i lista ewentualnych uchybień, obywatelstwo (kraj), informacja na temat wypłacania diet lub wynagrodzenia umownego, informacje o tytułach, okresach i kwotach wypłat, indywidualny nr umowy, informacje dotyczące osoby do celów podatkowych (czy: stałe zatrudnienie, prowadzi własną działalność gospodarczą, opłata ubezpieczenia chorobowego, nie ma nr NIP, student, pracownik UMW, bezrobotny, emeryt), płatność w kasie, na rachunek bankowy (ewentualnie inne informacje typu "zajęcie komornicze"), dodatkowe uwagi o płatności (dowolny tekst), dodatkowe dane personalne, przynależność partyjna
Szczególne kategorie danych (art. 9 RODO):

poglądy polityczne

Okresy przetwarzania danych:

Dane kandydatów zgromadzone w związku z członkostwem w komisji obwodowej i referendalnej - 5 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)
Pozostała dokumentacja wyborcza oraz dane zawarte w systemie informatycznym CUI - 5 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)
pozostałe dane związane z wypłatą diet - 5 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)
Wszystkie dane przetwarzane we wskazanym celu, które są przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody udzielonej przez podmiot danych - Do czasu wycofania zgody, lecz nie dłużej niż przez okres wynikający z kategorii sprawy (celu przetwarzania danych) i przepisów o archiwizacji

Komórka merytoryczna:

WOK - Wydział Organizacyjny i Kadr

Cel:

Wydanie dowodu osobistego.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych.

Zakres przetwarzanych danych:

imię, nazwisko, imię ojca, imię matki, nazwisko rodowe, adres do korespondencji, adres e-mail, data urodzenia, miejsce urodzenia, numer PESEL, numer telefonu, imiona ,nazwisko rodowe matki, płeć, obywatelstwo, powód ubiegania się o wydanie dowodu osobistego, fotografia.

Okresy przetwarzania danych:

Wszystkie dane zawarte w dokumentacji wydanej po 2010 r. - 10 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)
Wszystkie dane zawarte w dokumentacji wydanej w okresie 1980 r. - 2010 r. - 50 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i zadecyduje, czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte
Wszystkie dane zawarte w dokumentacji wydanej do 1979 r. (włącznie). - Wieczyście - w Archiwum Państwowym, po przekazaniu dokumentów po 25 latach ich przechowywania przez administratora danych

Komórka merytoryczna:

WSO - Wydział Spraw Obywatelskich

Cel:

Wypełnienie obowiązków gminy wobec OSP

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
ustawa z 17 grudnia 2021 r. o ochotniczych strażach pożarnych

Zakres przetwarzanych danych:

imię, nazwisko, data i miejsce urodzenia, PESEL, numer i seria dowodu osobistego, adres zamieszkania, adres do korespondencji, numer rachunku bankowego, numer telefonu, kategoria i numer prawa jazdy

Okresy przetwarzania danych:

wszystkie przetwarzane dane osobowe - 5 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i zadecyduje, czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte

Komórka merytoryczna:

WBZ - Wydział Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego

Cel:

Wydawanie pozwoleń i zaleceń konserwatorskich wnioskodawcom.

Podstawa prawna:

zgoda podmiotu danych
przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)

Zakres przetwarzanych danych:

imię, nazwisko, adres zamieszkania, adres do korespondencji, adres e-mail, numer telefonu.

Okresy przetwarzania danych:

Pozostałe dane - Wieczyście - w Archiwum Państwowym, po przekazaniu dokumentów po 25 latach ich przechowywania przez administratora danych
Wszystkie dane przetwarzane we wskazanym celu, które są przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody udzielonej przez podmiot danych - Do czasu wycofania zgody, lecz nie dłużej niż przez okres wynikający z kategorii sprawy (celu przetwarzania danych) i przepisów o archiwizacji

Komórka merytoryczna:

WAZ - Wydział Architektury i Zabytków

Cel:

Wydanie pozwolenia na sprowadzenie zwłok i szczątków ludzkich na sprowadzenie z zagranicy w celu ich pochowania na terenie Gminy Wrocław.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych.

Zakres przetwarzanych danych:

imię, nazwisko, nazwisko rodowe, adres zamieszkania, data urodzenia, miejsce urodzenia, adres zamieszkania lub pobytu, numer telefonu, imiona, ostatnie miejsce zamieszkania, data i miejscowość zgonu, miejscowość z której zwłoki lub szczątki ludzkie zostaną przewiezione, miejsce pochówku we Wrocławiu, dane osoby lub podmiotu dokonującego pochówku, nr dokumentu tożsamości wnioskodawcy, stopień pokrewieństwa do osoby zmarłej, imię i nazwisko wnioskodawcy, adres zamieszkania wnioskodawcy, telefon kontaktowy wnioskodawcy

Okresy przetwarzania danych:

wszystkie dane - Wieczyście - w Archiwum Państwowym, po przekazaniu dokumentów po 25 latach ich przechowywania przez administratora danych

Komórka merytoryczna:

USC - Urząd Stanu Cywilnego

Cel:

Wypełnienie obowiązków gminy wobec OSP

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
ustawa z 17 grudnia 2021 r. o ochotniczych strażach pożarnych

Zakres przetwarzanych danych:

imię, nazwisko, data i miejsce urodzenia, PESEL, numer i seria dowodu osobistego, adres zamieszkania, adres do korespondencji, numer rachunku bankowego, numer telefonu, kategoria i numer prawa jazdy

Okresy przetwarzania danych:

wszystkie przetwarzane dane osobowe - 5 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i zadecyduje, czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte

Komórka merytoryczna:

WBZ - Wydział Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego

Cel:

Dokumentacja zarchiwizowana, służy do wydawania zaświadczeń o prowadzeniu gospodarstwa lub pracy pracy na gospodarstwie w celach emerytalnych.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- dekret z dnia 6 września 1946 r. o ustroju rolnym i osadnictwie na obszarze Ziem Odzyskanych i byłego Wolnego Miasta Gdańska (Dz.U. Nr49, poz.. 279 z późn. zm.)
- dekret z dnai 6 września 1951 r. o ochronie i uregulowaniu właśności osadniczych gospodarstw chłopskich na obszarze Ziem Odzyskanych (Dz.U. Nr 46, poz. 340 z późn. zm.)

Zakres przetwarzanych danych:

imiona, nazwisko, imię ojca, imię matki, miejsce urodzenia, data urodzenia

Okresy przetwarzania danych:

Pozostałe dane przetwarzane w ramach zasobu - Wieczyście - w Archiwum Państwowym, po przekazaniu dokumentów po 25 latach ich przechowywania przez administratora danych
Dane zawarte w zaświadczeniach o latach pracy na gospodarstwie - 5 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)

Komórka merytoryczna:

WSR - Wydział Środowiska

Cel:

Wydawanie zaświadczeń w sprawach podatkowych i innych należności pobieranych przez DFP.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego,
- ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa.

Zakres przetwarzanych danych:

imię i nazwisko/nazwa podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, data urodzenia, PESEL, NIP, nr telefonu, adres zamieszkania/siedziby, adres do doręczeń, adres elektroniczny ePUAP, dane upoważnionego (imię, nazwisko, adres, rodzaj, seria i numer dokumentu tożsamości, nr telefonu), kod kontrahenta, informacje ws. wniosku o wydanie zaświadczenia.

Okresy przetwarzania danych:

wszystkie dane zawarte w zasobie. - 5 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)

Komórka merytoryczna:

WPO - Wydział Podatków i Opłat

Cel:

Udzielenie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych przez organ zezwalający na terenie Gminy Wrocław.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz.U. z 2015 r. poz. 1286 z późn. zm.)

Zakres przetwarzanych danych:

imiona,nazwisko, adres zamieszkania, adres e-mail, numer telefonu, numer NIP, Informacje dotyczące prowadzonej działalności gospodarczej,

Okresy przetwarzania danych:

Wszystkie dane - 3 lata od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)

Komórka merytoryczna:

WZD - Wydział Zdrowia i Spraw Społecznych

Cel:

Przetwarzanie danych jest niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikajacego z przepisów prawa - ustawy z dnia 6 wrzesnia 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U.2017.2200).

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 6 wrzesnia 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U z 2013 r., poz. 1414 z póżn. zm.)

Zakres przetwarzanych danych:

nazwisko i imiona, adres zamieszkania, adres prowadzenia działalności gospodarczej, PESEL, NIP, dane pojazdu, tytuł prawny pojazdu, dane z licencji i wypisów, dane dotyczące skazań, orzeczeń o ukaraniu, innych orzeczeń wydawanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym, nr telefonu, dane z dokumentu tożsamości
Szczególne kategorie danych (art. 9 RODO):

wyroki skazujące
czyny zabronione lub związane z tym środki bezpieczeństwa

oraz następujące dane wymienione w art. 10 RODO:

wyroki skazujące

Okresy przetwarzania danych:

wszystkie dane dotyczące bezterminowo wydanego zaświadczenia, czyli pozostawania uprawnienia w obrocie prawnym - 5 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania) czyli pozyskaniu informacji o zaprzestaniu wykonywania działalności gospodarczej

Komórka merytoryczna:

WTR - Wydział Transportu

Cel:

Przetwarzanie jest niezbędne do zrealziowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikajacego z przepisu prawa ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym

Zakres przetwarzanych danych:

nazwisko, imiona, adres zamieszkania, adres prowadzenia działalności gospodarczej, PESEL, NIP, dane pojazdu, tytuł prawny pojazdu, dane z zaświadczeń i wypisów, skazania orzeczenia o ukaraniu, innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym, nr telefonu, dane z dokumentu tożsamości
Szczególne kategorie danych (art. 9 RODO):

wyroki skazujące
czyny zabronione lub związane z tym środki bezpieczeństwa
wyroków skazujących
naruszeń prawa lub związanych z tym środków bezpieczeństwa
dane dotyczące zdrowia

Okresy przetwarzania danych:

dane dotyczące uprawnień wydawanych na okres do 50 lat, termin archiwizacyjny rozpoczyna data końca ważności licencji (upływ terminu ważności, wygaśnięcie, cofnięcie uprawnień). - 5 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i zadecyduje, czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte

Komórka merytoryczna:

WTR - Wydział Transportu

Cel:

Przetwarzanie jest niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2013 r., poz. 1414).

Zakres przetwarzanych danych:

nazwisko, imiona, adres zamieszkania, adres prowadzenia działalności gospodarczej, PESEL, NIP, numer telefonu, dane pojazdu, tytuł prawny pojazdu, dane z zezwoleń i wypisów, skazania, orzeczenia o ukaraniu, inne orzeczenia wydane w postępowaniu sądowym lub administracyjnym, dane z dokumentu tożsamości
Szczególne kategorie danych (art. 9 RODO):

wyroki skazujące
czyny zabronione lub związane z tym środki bezpieczeństwa
wyroków skazujących

Okresy przetwarzania danych:

dane dotyczące uprawnień wydanych na okres do 50 lat, termin archiwizacyjny rozpoczyna data ważności końca licencji (upływ terminu ważności, wygaśnięcie, cofnięcie uprawnień) - 5 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i zdecyduje, czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte

Komórka merytoryczna:

WTR - Wydział Transportu

Cel:

Wykonywanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy w stosunku do dyrektora szkoły lub placówki.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe
- ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy
- ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych
- ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela
- ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym
- ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym
- ustawa z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych
- ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych
- rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy
- rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 30 października 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania okresów pracy i innych okresów uprawniających nauczyciela do nagrody jubileuszowej oraz szczegółowych zasad jej obliczania i wypłacania

Zakres przetwarzanych danych:

Imię i nazwisko dyrektora, data i miejsce urodzenia dyrektora, adres zameldowania lub zamieszkania dyrektora, PESEL, wykształcenie dyrektora, informacje o wynagrodzeniu dyrektora, dane kontaktowe wskazane przez dyrektora, dane z Krajowego Rejestru Karnego, miejsce i adres zatrudnienia, imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci (w przypadku zamiaru korzystania ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy), imiona i nazwiska rodziców, dane osoby, którą należy zawiadomić w razie wypadku (jeżeli pracownik wyrazi zgodę na podanie danych osobowych takiej osoby)
Szczególne kategorie danych (art. 9 RODO):

przynależność do związków zawodowych
dane dotyczące zdrowia

Okresy przetwarzania danych:

akta osobowe osób zatrudnionych od dnia 1 stycznia 2019 r. - 10 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania) - ustania stosunku pracy
akta osobowe osób zatrudnionych przed dniem 1 stycznia 2019 r. - 50 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i zadecyduje, czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte

Komórka merytoryczna:

WPS+WPP - Wydział Szkół Ponadpodstawowych i Specjalnych + Wydział Przedszkoli i Szkół Podstawowych

Cel:

Ustalanie i określanie wysokości oraz rozliczanie opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. Ewidencjonowanie podmiotów, które nie są objęte gminnym systemem gospodarki odpadami komunalnymi i które wytwarzają odpady.

Podstawa prawna:

zgoda podmiotu danych
przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
Dochodem gmin jest m.in. opłata za gospodarowanie odpadami komunalnymi, a organem właściwym w tych sprawach jest wójt (burmistrz, prezydent), który wykonuje zadania przy pomocy urzędu gminy – art. 6 ust. 7 i art. 6r ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach. Ponadto zadania te organ podatkowy realizuje zgodnie z ustawą: z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej, z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Zakres przetwarzanych danych:

Nazwisko; imiona; adres; adres e-mail; adres elektroniczny; nr telefonu; numer NIP PESEL; firma/adres siedziby osoby fizycznej, REGON, PKD, NIP (w przypadku przedsiębiorców); imię ojca, imię matki, data urodzenia (gdy nie nadano nr PESEL); zawód (w przypadku adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego); numer i seria paszportu albo innego dokumentu stwierdzającego tożsamość, inny numer identyfikacyjny (w przypadku nierezydentów, jeśli nie posiadają nr PESEL/NIP); numer rachunku bankowego; dane geodezyjne nieruchomości; dane pozyskiwane z księgi wieczystej; identyfikatory osób w zasobie informacyjnym; nr obiektu; nr nieruchomości; dane dotyczące zobowiązania np. kwota zobowiązania; termin płatności; inne dane niezbędne do określenia zobowiązania.

Okresy przetwarzania danych:

wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne wydane indywidualnie i dotyczące zagadnień z zakresu dochodów, podatków, opłat oraz dane dotyczące udzielania zwolnień stanowiących pomoc publiczną - wieczyście - w Archiwum Państwowym, po przekazaniu dokumentów po 25 latach ich przechowywania przez administratora danych
standardowe sprawy dotyczące zobowiązania podatkowego lub opłaty - 10 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)
sprawy, w których doszło do przerwania lub zawieszenia biegu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - dodatkowy okres przetwarzania ponad 10 lat uzależniony od terminu kiedy doszło do przedawnienia zobowiązania (zakończenia sprawy)
Adres e-mail, nr telefonu jeśli zostanie wycofana zgoda wyrażona w deklaracji lub w Rejestrze Danych Kontaktowych - do czasu wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych

Komórka merytoryczna:

WPO - Wydział Podatków i Opłat

Cel:

Ewidencja należności i osób zobowiązanych do wnoszenia opłat za nieruchomości udostępniane z zasobu gminnego.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2018 r., poz. 121 z późn. zm.)
- ustawa z dnia 29 lipca 2005 r. o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego w prawo własności nieruchomości (Dz. U. z 2012 r., poz. 83 z późn. zm.)
- ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz. U. z 2017 r. poz. 459 z późn. zm.)

Zakres przetwarzanych danych:

Imiona, nazwisko, imię ojca, imię matki, adres e-mail, data urodzenia, numer PESEL, numer telefonu, seria i numer dowodu osobistego, numer NIP, adres, adres elektroniczny, dane geodezyjne nieruchomości, Nr PKD, dane pozyskiwane z księgi wieczystej, identyfikatory osób w zasobie informacyjnym, dane dotyczące zobowiązania (np. kwota zobowiązania, termin płatności, rodzaj zobowiązania), numer i seria paszportu.

Okresy przetwarzania danych:

dane dotyczące dochodów z majątku gminy - 5 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)
dane znajdujące się w rejestrach podatkowych, ewidencjach i wykazach w tym zakresie - 10 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)

Komórka merytoryczna:

WZN - Wydział Zarządzania Należnościami

Cel:

Ustalanie i określanie wysokości oraz rozliczanie podatków i opłat, których wysokość określa WPO. Do tych należności należą: podatek od nieruchomości, podatek rolny, podatek leśny, podatek od środków transportowych oraz opłata skarbowa.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
Źródłami dochodów własnych gmin są m.in. wpływy z podatku od nieruchomości, rolnego leśnego, od środków transportowych oraz opłat, m.in. skarbowej – art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego. Organem właściwym w tych sprawach jest wójt (burmistrz, prezydent) – art. 1c ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych – który wykonuje zadania przy pomocy urzędu gminy. Ponadto zadania te organ podatkowy realizuje zgodnie z ustawą: z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym, z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym, z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej, z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej, z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne, z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece, z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Zakres przetwarzanych danych:

Nazwisko; imiona; adres; adres e-mail; adres elektroniczny; nr telefonu; numer NIP PESEL; firma/adres siedziby osoby fizycznej, REGON, PKD, NIP (w przypadku przedsiębiorców); imię ojca, imię matki, data urodzenia (gdy nie nadano nr PESEL); zawód (w przypadku adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego); numer i seria paszportu albo innego dokumentu stwierdzającego tożsamość, inny numer identyfikacyjny (w przypadku nierezydentów, jeśli nie posiadają nr PESEL/NIP); numer rachunku bankowego; dane geodezyjne nieruchomości; dane o pojeździe; informacje o otrzymanej pomocy publicznej; dane pozyskiwane z księgi wieczystej; identyfikatory osób w zasobie informacyjnym; nr obiektu; nr nieruchomości; dane dotyczące zobowiązania np. kwota zobowiązania; termin płatności; rodzaj zobowiązania, inne dane niezbędne do określenia zobowiązania dane dotyczące stanu zdrowia
Szczególne kategorie danych (art. 9 RODO):

dane dotyczące zdrowia

Okresy przetwarzania danych:

wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne wydane indywidualnie i dotyczące zagadnień z zakresu dochodów, podatków, opłat oraz dane dotyczące udzielania zwolnień stanowiących pomoc publiczną - wieczyście - w Archiwum Państwowym, po przekazaniu dokumentów po 25 latach ich przechowywania przez administratora danych
standardowe sprawy dotyczące zobowiązania podatkowego lub opłaty - 10 lat od stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy (realizacji celu przetwarzania)
sprawy, w których doszło do przerwania lub zawieszenia biegu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - dodatkowy okres przetwarzania ponad 10 lat uzależniony od terminu kiedy doszło do przedawnienia zobowiązania (zakończenia sprawy)

Komórka merytoryczna:

WPO - Wydział Podatków i Opłat

Cel:

Przyznanie świadczenia pieniężnego za zapewnienie zakwaterowania i wyżywienia obywatelom Ukrainy przebywającym na terenie Rzeczpospolitej Polskiej w związku z działaniami wojennymi.

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
- Art. 13 ustawy z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa.
- Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 4 maja 2022 r. w sprawie maksymalnej wysokości świadczenia pieniężnego przysługującego z tytułu zapewnienia zakwaterowania i wyżywienia obywatelom Ukrainy oraz warunków przyznawania tego świadczenia i przedłużania jego wypłaty.
- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 marca 2022 r. w sprawie wzoru wniosku o świadczenie pieniężne za zapewnienie zakwaterowania i wyżywienia obywatelom Ukrainy przebywającym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium Ukrainy.
- Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 24 czerwca 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie maksymalnej wysokości świadczenia pieniężnego przysługującego z tytułu zakwaterowania i wyżywienia obywatelom Ukrainy oraz warunków przyznawania tego świadczenia i przedłużania jego wypłaty.
przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (6.1e)

Zakres przetwarzanych danych:

Dane wnioskodawcy: imię i nazwisko lub nazwa podmiotu, numer PESEL lub NIP, adres e-mail, numer telefonu, liczba osób, na które wnioskuję o przyznanie świadczenia, adres miejsca pobytu osób przyjętych do zakwaterowania (miejscowość, kod pocztowy, ulica, numer domu, numer mieszkania), numer rachunku płatniczego, na który wypłacane zostanie świadczenie, informacja o nieruchomości - miejsce pobytu osób przyjętych do zakwaterowania, (dane nadmiarowe: adres do korespondencji, tytuł do dysponowania nieruchomością, sposób zapewnienia wyżywienia). Dane osoby przyjętej do zakwaterowania: imię i nazwisko, PESEL lub rodzaj oraz numer/seria dokumentu potwierdzającego tożsamość, okres, na jaki przyjęto do zakwaterowania, orzeczenie o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności, wiek, płeć, posiadanie dzieci i ich wiek, informacja o tym, czy osoba jest w ciąży. Inne dane przetwarzane w związku z złożeniem wniosku o świadczenie pieniężne za zapewnienie zakwaterowania i wyżywienia obywatelom Ukrainy przybywającym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium Ukrainy.
Szczególne kategorie danych (art. 9 RODO):

dane dotyczące zdrowia

Komórka merytoryczna:

BNK - Biuro Nadzoru Komunalnego

Cel:

Wypełnienie obowiązków gminy wobec OSP

Podstawa prawna:

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (6.1.c)
ustawa z 17 grudnia 2021 r. o ochotniczych strażach pożarnych

Zakres przetwarzanych danych:

imię, nazwisko, data i miejsce urodzenia, PESEL, numer i seria dowodu osobistego, adres zamieszkania, adres do korespondencji, numer rachunku bankowego, numer telefonu, kategoria i numer prawa jazdy

Okresy przetwarzania danych:

wszystkie przetwarzane dane osobowe - 5 lat od stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, następnie Archiwum Państwowe (AP) wykona ekspertyzę i zadecyduje, czy dane będą przechowywane wieczyście w AP, czy też zostaną usunięte

Komórka merytoryczna:

WBZ - Wydział Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego