Informacja dla sygnalistów, o której mowa w art. 48 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928) [start] [koniec]

Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Urząd Miejski Wrocławia, Wydział Kontroli, ul. Wojciecha Bogusławskiego 8,10, 50-031 Wrocław

Zgłoszenia zewnętrzne mogą być dokonywane ustnie lub pisemnie.

1. Zgłoszenie ustne może być dokonane podczas spotkania z pracownikiem wyznaczonym. Termin – do 14 dni od rozmowy telefonicznej - spotkania wskaże pracownik wyznaczony dostępny pod numerem 573-859-812.
   • Telefon służy wyłącznie do umawiania spotkań.
   • Telefon zapewnia całkowitą anonimowość – numer rozmówcy nie wyświetli się w trakcie połączenia ani nie zostanie zapisany w historii połączeń. Nie ma też możliwości oddzwaniania, więc jeśli numer będzie zajęty lub pracownik nie odbierze połączenia, spróbuj jeszcze raz.
2. Zgłoszenie pisemne może być dokonane w postaci papierowej poprzez przekazanie formularza zgłoszenia naruszenia prawa:
   • w formie pisemnej w Kancelarii Ogólnej Urzędu Miejskiego, w godzinach pracy Urzędu Miejskiego Wrocławia lub
   • w formie listownej na adres pocztowy Wydziału Kontroli – ul. Wojciecha Bogusławskiego 8,10, 50-031 Wrocław.

Sugerujemy umieszczenie pisma w podwójnej kopercie z dopiskiem „Sygnał do rąk własnych WKN”.

Wzór formularza zgłoszenia nie jest obowiązkowy, ale wypełnienie go zgodnie z opisem ułatwi nam rozpatrzenie zgłoszenia.

Wzór formularza zgłoszenia naruszenia prawa - plik do pobrania w formacie .doc (14 kb)

Warunki objęcia sygnalisty ochroną

1. Zgłaszający jest osobą fizyczną.
2. Zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.
3. Informację o naruszeniu prawa uzyskano w kontekście związanym z pracą, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.

Przepisów o objęciu ochroną sygnalistów nie stosuje się do spraw, o których mowa w art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, w szczególności w zakresie przepisów o ochronie informacji niejawnych, tajemnicy zawodów medycznych i prawniczych, tajemnicy postępowania karnego.

Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa (art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów).

Tryb postępowania

1. Wstępna weryfikacja zgłoszenia polegająca na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy - na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.Jeżeli zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Prezydenta Wrocławia – będzie ono procedowane dalej zgodnie z Zarządzeniem.W innych przypadkach Dyrektor Wydziału Kontroli lub pracownik przez niego wskazany:
   1. w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni -  przekazuje zgłoszenie do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych - jeżeli zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania Prezydenta Wrocławia - zawiadamiając jednocześnie o tym zgłaszającego.
   2. w terminie 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia, informuje zgłaszającego o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia, gdy:
      •  zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa albo nie zostało złożone przez osobę, o której mowa w art. 4 ustawy,
      • na podstawie danych ujętych w zgłoszeniu nie można ustalić organu właściwego.
2. W przypadku zgłoszenia zawierającego informację o naruszeniu prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Prezydenta Wrocławia oraz adres do kontaktu osoby dokonującej zgłoszenia Dyrektor Wydziału Kontroli lub pracownik przez niego wskazany w terminie 7 dni od otrzymania zgłoszenia:
   1. przesyła Sygnaliście potwierdzenie jego przyjęcia;
   2. informuje Sygnalistę o:
      1. niepodjęciu działań następczych, jeżeli zgłoszenie dotyczy sprawy będącej przedmiotem wcześniejszego i już rozpatrzonego zgłoszenia, a kolejne zgłoszenie nie zawiera istotnych nowych informacji dotyczących opisanego w nim naruszenia,
      2. włączeniu przekazanych informacji do sprawy będącej przedmiotem rozpatrywanego wcześniejszego zgłoszenia.Zgłoszenia anonimowe nie są rozpatrywane, ale mogą być przekazane właściwemu organowi publicznemu.
3. Po przyjęciu zgłoszenia zostają podjęte działania następcze, które realizowane są z zachowaniem należytej staranności, w tym bezstronności oraz poufności.
4. Osoba uprawniona może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o uzupełnienie informacji.
5. Informacja zwrotna do sygnalisty o wyniku postępowania ze wskazaniem planowanych lub podjętych działań naprawczych.

Informacja zwrotna

1. Przez informację zwrotną należy rozumieć przekazaną sygnaliście pisemną informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.
2. Odstępuje się od przekazywania informacji sygnaliście jedynie w przypadku, gdy sygnalista nie podał danych do kontaktu.
3. Maksymalnym terminem na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, jest termin nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.
4. W uzasadnionych przypadkach przekazuje się sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.
5. Sygnalista zostaje poinformowany o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

Zasady poufności zgłoszeń

Prezydent Wrocławia dokłada wszelkich starań celem zachowania poufności i zapewnia, że:

1. Dostęp do pełnej treści zgłoszenia sygnalisty mają tylko i wyłącznie upoważnieni pracownicy.
2. Dostęp do informacji zawartych w zgłoszeniu jest ograniczony, a dane dotyczące sygnalisty są przechowywane w zabezpieczonym miejscu, do którego dostęp mają wyłącznie osoby upoważnione.
3. Możliwość kontaktu z sygnalistą ma jedynie pracownik upoważniony do przyjmowania zgłoszeń naruszenia prawa.

Zasady przetwarzania danych osobowych i informacji

Przetwarzanie danych osobowych następuje na zasadach określonych w art. 8 ustawy o ochronie sygnalistów, a także zasadach przetwarzania danych osobowych oraz informacji podawanych w przypadku zbierania danych od osoby, której dane dotyczą, uregulowanych odpowiednio w art. 5 i art. 13 rozporządzenia 2016/679, art. 13 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/680 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez właściwe organy do celów zapobiegania przestępczości, prowadzenia postępowań przygotowawczych, wykrywania i ścigania czynów zabronionych i wykonywania kar, w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylającej decyzję ramową Rady 2008/977/WSiSW (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 89, z późn. zm. 4) albo art. 15 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (Dz. Urz. UE L 295 z 21.11.2018, str. 39).

Działania następcze

Działania następcze są to działania podjęte przez organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach zewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.

Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi

Sygnalistom przysługuje ochrona prawna przed stosowaniem wobec nich działań odwetowych. Środki ochrony sygnalistów obejmują:

1. Zakaz działań odwetowych, np. zakaz wypowiedzenia stosunku pracy.
2. Odwrócony ciężar dowodu, co oznacza że na stosującym działanie odwetowe będzie spoczywał ciężar dowodu, że podjęte działanie nie jest działaniem odwetowym.
3.  Odszkodowanie za dopuszczenie się działań odwetowych.
4. Zakaz zrzeczenia się ochrony.
5. Sankcje wobec osób dopuszczających się działań odwetowych.

Dostępność poufnej porady prawnej

Zgodnie z art. 41 ustawy z 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej (Dz. U. z 2024 r. poz. 1534) osobie chcącej dokonać zgłoszenia naruszenia prawa przysługują nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie. Nieodpłatna pomoc prawna jest organizowana przez powiat, który jest właściwy dla miejsca zamieszkania zgłaszającego. 

Ochrona sygnalisty przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności

Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Możliwość dokonania zgłoszenia wewnętrznego

Zachęca się do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

Rzecznik Praw Obywatelskich
Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich
al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa
e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl
Infolinia: 800 676 676

Zarządzenie nr 1574/24 Prezydenta Wrocławia z dnia 23 grudnia 2024 r. w sprawie Procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Urzędzie Miejskim Wrocławia (https://baw.um.wroc.pl/UrzadMiastaWroclawia/document/74078/).

Załączniki: