Wniosek o transkrypcję zagranicznego aktu urodzenia/małżeństwa/zgonu  można złożyć w dowolnym urzędzie stanu cywilnego.

We Wrocławiu jest to:
Urząd Stanu Cywilnego (https://bip.um.wroc.pl/contents/content/227/3173) 
Dział Sprostowań, Uzupełnień, Transkrypcji Aktów Stanu Cywilnego oraz Zmian Imion i Nazwisk
ul. P. Włodkowica 20
parter, pok. 2
tel.+48 71 777 99 59, +48 71 777 99 69, +48 71 777 93 43

Kto może wystąpić z wnioskiem/zainicjować sprawę:

Wniosek o transkrypcję zagranicznego aktu urodzenia/małżeństwa/zgonu może złożyć:

• osoba, której dotyczy zagraniczny akt urodzenia/małżeństwa
• rodzice małoletniego dziecka
• osoba, która wykaże interes prawny w transkrypcji zagranicznego aktu urodzenia/małżeństwa/zgonu
• osoba, która wykaże interes faktyczny w transkrypcji zagranicznego aktu zgonu

Wnioskodawca może działać przez pełnomocnika.

Pełnomocnik dołącza do kompletu dokumentów oryginał lub urzędowo potwierdzony odpis pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo powinno wskazywać kto, kogo, do jakiej czynności upoważnia oraz zwierać datę i podpis mocodawcy. Złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa oraz jego odpis, wypis lub kopia podlega opłacie skarbowej w wysokości 17 zł. Wolne od opłaty skarbowej jest jednak złożenie pełnomocnictwa udzielonego małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu.

Godziny przyjmowania klientów:

poniedziałek - piątek 8:00–15:15

Uwagi:

Transkrypcja polega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego aktu urodzenia/małżeństwa/zgonu do polskiego rejestru stanu cywilnego.

Transkrypcji podlega dokument, który w państwie wystawienia jest uznawany za akt urodzenia/małżeństwa/zgonu, ma moc dokumentu urzędowego, jest wydany przez właściwy organ, nie budzi wątpliwości co do autentyczności.

Na wniosek obywatela polskiego, którego dotyczy transkrybowany akt, kierownik urzędu stanu cywilnego dostosuje pisownię danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej, jeśli wnioskodawca posługuje się już aktami stanu cywilnego sporządzonymi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Jeżeli zagraniczny akt małżeństwa nie wskazuje nazwisk, które małżonkowie noszą po zawarciu małżeństwa, małżonkowie mogą złożyć takie oświadczenia w składanym wniosku o transkrypcję albo w każdym czasie złożyć je do protokołu przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego, który dokonał transkrypcji. W tym samym trybie małżonkowie mogą złożyć oświadczenie w sprawie nazwiska dzieci zrodzonych z tego małżeństwa.

Oświadczenie w sprawie wyboru nazwisk mogą złożyć wyłącznie małżonkowie, z uwagi na jego osobisty charakter. Każdy z małżonków może złożyć oświadczenie wyłącznie w sprawie swojego nazwiska. W sprawie nazwiska dzieci oświadczenie jest skuteczne tylko wtedy, gdy złożą je oboje małżonkowie i są one zgodne.

Akt urodzenia/małżeństwa/zgonu po transkrypcji może wymagać sprostowania lub uzupełnienia zgodnie z aktami urodzeń lub aktem małżeństwa rodziców małoletniego dziecka lub zgodnie z aktem urodzenia lub aktem małżeństwa osoby, której dotyczy transkrybowany akt stanu cywilnego lub jej wstępnych (rodziców). Zaniechanie tych czynności spowoduje zmniejszoną moc dowodową transkrybowanego aktu stanu cywilnego.

Transkrypcja jest obligatoryjna, jeżeli obywatel polski którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenia wcześniejsze sporządzony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru Pesel.

Po dokonaniu transkrypcji przez kierownika urzędu stanu cywilnego, wnioskodawca otrzymuje odpis zupełny aktu stanu cywilnego.

Opłaty:

Opłata skarbowa:

• odpis zupełny po dokonaniu transkrypcji - 50 zł
• odpis zupełny po dokonaniu transkrypcji oraz sprostowaniu lub uzupełnieniu – 89 zł
• odpis zupełny po dokonaniu transkrypcji oraz sprostowaniu i uzupełnieniu – 128 zł
• pełnomocnictwo – 17 zł

Wolne od opłaty skarbowej jest jednak złożenie pełnomocnictwa udzielonego małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu

Płatności można dokonać:

• gotówką lub kartą płatniczą w kasach automatycznych znajdujących się na parterze Urzędu Stanu Cywilnego
• przelewem na konto:
  Gmina Wrocław, pl. Nowy Targ 1-8 50-141 Wrocław 
  PKO Bank Polski S.A. 82 1020 5226 0000 6102 0417 7895 podając w tytule przelewu rodzaj dokumentu za który została uiszczona opłata skarbowa i kogo ten dokument dotyczy

Termin i sposób załatwienia sprawy:

Wnioski o transkrypcję aktu urodzenia/małżeństwa/zgonu załatwiane są nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowane nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia złożenia podania.

Tryb odwoławczy:

Tryb odwoławczy występuje tylko w przypadku wydania decyzji o odmowie dokonania transkrypcji. Odwołanie wnosi się do właściwego wojewody, w terminie 14 dni od dnia doręczenia rozstrzygnięcia, za pośrednictwem kierownika urzędu stanu cywilnego, który wydał decyzję.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego.

Wymagane wnioski i dokumenty:

• wniosek
• oryginał zagranicznego aktu urodzenia/małżeństwa/zgonu wraz z jego tłumaczeniem na język polski
• pełnomocnictwo -  jeżeli wnioskodawca działa przez pełnomocnika
• oryginał aktu  stanu cywilnego stwierdzającego zdarzenie wcześniejsze wraz z jego tłumaczeniem na język polski - jeżeli wnioskodawca wnosi jednocześnie o sprostowanie i/ lub uzupełnienie transkrybowanego aktu urodzenia/małżeństwa/zgonu, a dokumenty te nie zostały uprzednio sporządzone na terytorium RP,
• oryginał dowodu uiszczenia opłaty skarbowej lub wydruk przelewu bankowego.

Dokumenty w języku obcym składa się z urzędowym tłumaczeniem na język polski dokonanym przez:

• tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości
• tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG)
• konsula

Za dokumenty przetłumaczone przez konsula uznaje się również:

• dokumenty w języku obcym przetłumaczone na język polski przez tłumacza w państwie przyjmującym i poświadczone przez konsula
• dokumenty przetłumaczone z języka rzadko występującego na język znany konsulowi, a następnie przetłumaczone przez konsula na język polski

W przypadku braku tłumacza przysięgłego języka obcego na terytorium RP dokument zagraniczny potwierdzający stan cywilny w języku obcym może zostać przetłumaczony przez konsula lub uprawnionego pracownika przedstawicielstwa dyplomatycznego państwa obcego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Nie wymagają tłumaczenia odpisy skrócone aktów urodzeń, małżeństw i zgonów wystawione na drukach wielojęzycznych przez państwa członkowskie Unii Europejskiej na podstawie Konwencji nr 16 sporządzonej w Wiedniu 8 września 1976r.

Osoby przebywające poza granicami RP mogą również skorzystać w sprawie transkrypcji aktu urodzenia/małżeństwa/zgonu z pośrednictwa konsula Rzeczypospolitej Polskiej. We właściwym konsulacie otrzymają wówczas niezbędne informacje oraz uiszczą stosowne opłaty.